Rechnungseinstellungen
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Die Rechnungseinstellungen sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "Einstellungen für Angebote & Rechnungen", welches in der Liste der Rechte im Reiter Kunden zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Rechnungseinstellungen über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
Um allgemeine Rechnungs- und Angebotsinformationen in der Applikation zu hinterlegen, klicke auf den jeweiligen Wert, den du ändern möchtest. Gib die neuen Informationen ein und drücke Enter, um die Eingabe zu bestätigen. Diese Daten werden dann automatisch auf allen Rechnungen und im Kundenportal angezeigt, sodass Kunden stets die relevanten Informationen einsehen können.
Aktiviere den Switch (gelb markiert), um das Angebot oder die Rechnung direkt als PDF-Anhang in der E-Mail an den Kunden zu senden. Deaktiviere ihn, damit kein Anhang in der E-Mail mit gesendet wird.
Unabhängig von dieser Einstellung befindet sich in der E-Mail an den Kunden immer ein Link zur Rechnung im Kundenportal.
Diese Einstellung betrifft nur E-Mails, die an einen Kunden gesendet werden. Interne Benachrichtigungen an Mitarbeiter bzw. Benutzer sind von diesen Einstellungen ausgeschlossen.
Um E-Mails über einen eigenen SMTP-Server zu versenden, stelle sicher, dass der gelb markierte Schalter aktiviert ist. Trage dann die Details deines SMTP-Servers ein: den Host (z.B. mail.meine-website.de), den Port (standardmäßig 25), deinen Benutzernamen und dein Passwort. Wähle die gewünschte Verschlüsselungsmethode aus dem Dropdown-Menü. Standardmäßig ist „Keine Verschlüsselung“ ausgewählt, was nicht empfohlen wird. Gib den Namen des Absenders, wie er in den E-Mails erscheinen soll (z.B. hello perso GmbH), und die Absender-E-Mail-Adresse ein.
Wenn diese Konfiguration nicht aktiviert ist, werden E-Mails standardmäßig über den hello perso Server mit der Adresse noreply@hello-perso.com versendet.
Um die E-Mail Vorlage für eine Rechnung oder ein Angebot zu bearbeiten, wähle im Dropdown eine der beiden Optionen aus.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Text für die E-Mail angepasst werden kann.
In der Textverarbeitung stehen verschiedene Formatierungsoptionen zur Verfügung, wie Schriftgrößenanpassung, Fett-, Kursiv- oder Unterstreichungsmarkierungen, Textausrichtung, Aufzählungszeichen, Einrückungen und das Einfügen von Links. Änderungen werden mit dem Button „Speichern“ übernommen oder können mit „Abbrechen“ verworfen werden.
Folgende Variablen können in der Vorlage verwendet werden:
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
| Angebots- oder Rechnungsnummer |
| Gültigkeitsdatum des Angebots |
| Name der Kontaktperson oder des Unternehmens des Kunden |
| Gesamtbetrag |
| Datum der Erstellung |
Um ein Präfix anzupassen, klickst du auf den aktuellen Präfix-Wert, zum Beispiel "AG-" für Angebote. Es erscheint ein Textfeld, in das du den gewünschten neuen Präfix eingeben kannst.
Der Switch oben hat die Option "Für Gutschrift & Rechnungskorrektur keinen eigenen Zähler und Präfix verwenden". Wenn der Switch aktiviert ist (gelb), werden für Gutschriften und Rechnungskorrekturen die gleichen Zähler und Präfixe wie für Rechnungen verwendet. Ist der Switch deaktiviert, kannst du separate Zähler und Präfixe für Gutschriften und Rechnungskorrekturen festlegen.
Der Zähler definiert die aktuelle Nummer, die für ein Dokument vergeben wurde. Beispiel: Wenn der Zähler für Angebote auf "2" steht, bedeutet dies, dass das nächste Angebot die Nummer "AG-00003" erhalten wird. Jedes neue Angebot erhöht den Zähler um eins, sodass das darauf folgende Angebot die Nummer "AG-00004" haben wird. Dies ermöglicht eine fortlaufende und eindeutige Nummerierung der Dokumente, was die Nachvollziehbarkeit und Verwaltung erleichtert.
Um einen Zähler anzupassen, klickst du auf den aktuellen Zähler-Wert, zum Beispiel "2" für Angebote. Ein Eingabefeld öffnet sich, in das du den neuen Zähler-Wert eingeben kannst. Nach der Eingabe bestätigst du auch hier, um den neuen Zähler-Wert zu speichern.
In den Vorlagen-Einstellungen kannst du verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Korrekturrechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Angebote individuell anpassen. Diese Texte werden automatisch beim Erstellen der Dokumente in die jeweiligen Felder eingetragen.
Dokumenttyp auswählen:
Oben siehst du Tabs für verschiedene Dokumenttypen: Rechnungen, Korrekturrechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Angebote. Klicke auf den Tab des Dokumenttyps, den du anpassen möchtest.
Beschreibung anpassen:
Unter dem gewählten Dokumenttyp findest du ein Feld "Beschreibung". Klicke in dieses Feld, um den Text einzugeben oder zu bearbeiten, der in der Beschreibung des jeweiligen Dokuments erscheinen soll.
Die Beschreibung kann beispielsweise spezifische Informationen über die Rechnung oder das Angebot enthalten.
Fußzeile anpassen:
Unter der Beschreibung befindet sich ein Feld "Fußzeile". Klicke in dieses Feld, um den Text einzugeben oder zu bearbeiten, der in der Fußzeile des jeweiligen Dokuments erscheinen soll.
Die Fußzeile kann wichtige rechtliche Hinweise, Kontaktdaten oder andere relevante Informationen enthalten.
Speichern der Änderungen:
Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Es ist keine manuelle Bestätigung nötig.
Diese Vorlagen-Einstellungen ermöglichen es dir, die einzelnen Dokumente genau auf deine Bedürfnisse abzustimmen und somit eine einheitliche und professionelle Kommunikation mit deinen Kunden zu gewährleisten.
In den Einstellungen für automatische Zahlungserinnerungen kannst du festlegen, wann und wie oft deine Kunden an ausstehende Zahlungen erinnert / abgemahnt werden sollen.
Erinnerung senden:
Wähle zuerst die Anzahl der Tage aus, bevor oder nachdem die Zahlung fällig ist. Dies machst du, indem du auf das Dropdown-Menü klickst und die gewünschte Anzahl der Tage auswählst, zum Beispiel "1 Tag(e)", "2 Tag(e)", "3 Tag(e)", "14 Tag(e)" oder "30 Tag(e)".
Wähle anschließend aus, ob die Erinnerung vor oder nach der Fälligkeit gesendet werden soll, indem du auf das Dropdown-Menü neben "vor/nach" klickst und die entsprechende Option auswählst.
Erinnerung hinzufügen:
Nachdem du die Anzahl der Tage und die vor/nach Option ausgewählt hast, kannst du die Erinnerung hinzufügen, indem du auf das "+" Symbol klickst.
Dadurch wird die Erinnerung in das System übernommen und automatisch an den Kunden gesendet, basierend auf den von dir festgelegten Parametern.
Art wählen (Mahnung oder Zahlungserinnerung)
Tag wählen: 1, 2, 3, 14 oder 30 Tag
Wählen, ob die Anzahl der Tage vor oder nach Fälligkeit gültig sind
Beispiel: Art: Mahnung, Tage: 30, vor/nach: nach
Ergebnis: Es wird ein Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit automatisch versendet.
Anschließend wird die Auswahl durch Anwählen des +-Buttons gespeichert.
Im Falle, dass die Art der Erinnerung als Mahnung definiert wurde, öffnet sich nach Speichern der Erinnerung ein Fenster, wo die Mahnung definiert wird. Der Ablauf hierbei entspricht der normalen Erstellung einer Mahnung. Nach Speichern der Mahnung kann das Fenster verlassen werden. Danach gehts mit den Einstellungen weiter wie bei Zahlungserinnerungen:
Nach dem Speichern der Erinnerung, öffnet sich ein Dialog, wo der Betreff der E-Mail, sowie der Inhalt der Nachricht definiert werden.
Nachdem die E-Mail definiert und gespeichert wurde, wird die Erinnerung in der Liste aufgeführt:
Die Erinnerungen werden mit folgender Syntax dargestellt:
Mahnung: MA: [Betreff dee E-Mail] (+/- [Anzahl Tage])
Zahlungserinnerung: ZE: [Betreff der E-Mail] (+/- [Anzahl Tage])
Welche Einheiten bei der Erstellung von Fakturierungsdokumenten zur Auswahl stehen, wird über Anhaken in der Liste bestimmt. Die Einheiten, die nicht angehakt werden, werden beim Erstellen von Dokumenten nicht erscheinen.
In den Einstellungen für das Firmenlogo und die Designanpassung kannst du verschiedene Aspekte des Designs deiner E-Mails an Kunden und das Design des Kundenportals anpassen.
Firmenlogo hochladen:
Um ein neues Firmenlogo hochzuladen, klicke auf die Schaltfläche "Datei auswählen".
Wähle die gewünschte Bilddatei von deinem Computer aus.
Das hochgeladene Logo wird dann im Bereich "Firmenlogo" angezeigt.
Designeinstellungen:
Primärfarbe: Klicke auf den Hex-Code neben der Primärfarbe (z.B. "#199baa"). Ein Farbwahlfenster öffnet sich, in dem du die gewünschte Farbe auswählen kannst.
Akzentfarbe: Klicke auf den Hex-Code neben der Akzentfarbe (z.B. "#ffc600"). Wähle die gewünschte Akzentfarbe aus dem Farbwahlfenster aus.
Schriftfarbe: Klicke auf den Hex-Code neben der Schriftfarbe (z.B. "#282828"). Im Farbwahlfenster kannst du die gewünschte Schriftfarbe auswählen.
Schriftfarbe auf Primär: Klicke auf den Hex-Code neben der Schriftfarbe, die auf der Primärfarbe verwendet wird (z.B. "#ffffff"). Wähle die passende Farbe im Farbwahlfenster aus.
Schriftfarbe auf Akzent: Klicke auf den Hex-Code neben der Schriftfarbe, die auf der Akzentfarbe verwendet wird (z.B. "#000000"). Wähle die entsprechende Farbe im Farbwahlfenster aus.
