Rechnungseinstellungen

Die Rechnungseinstellungen sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "Einstellungen für Angebote & Rechnungen", welches in der Liste der Rechte im Reiter Kunden zu finden ist.

Über das Seitenmenü werden Rechnungseinstellungen über den entsprechenden Reiter aufgerufen.

Allgemeine Rechnungs-/Angebotsinformationen hinterlegen

Um allgemeine Rechnungs- und Angebotsinformationen in der Applikation zu hinterlegen, klicke einfach auf den jeweiligen Wert, den du ändern möchtest. Gib die neuen Informationen ein und drücke Enter, um die Eingabe zu bestätigen. Diese Daten werden dann automatisch auf allen Rechnungen und im Kundenportal angezeigt, sodass Kunden stets die relevanten Informationen einsehen können.

E-Mail Einstellungen

PDF Anhang aktivieren/deaktivieren

Aktiviere den Switch (gelb markiert), um das Angebot oder die Rechnung direkt als PDF-Anhang in der E-Mail an den Kunden zu senden. Deaktiviere ihn, damit kein Anhang in der E-Mail mit gesendet wird.

Unabhängig von dieser Einstellung befindet sich in der E-Mail an den Kunden immer ein Link zur Rechnung im Kundenportal.

Eigenen SMTP Server konfigurieren

Diese Einstellung betrifft nur E-Mails, die an einen Kunden gesendet werden. Interne Benachrichtigungen an Mitarbeiter bzw. Benutzer sind von diesen Einstellungen ausgeschlossen.

Um E-Mails über einen eigenen SMTP-Server zu versenden, stelle sicher, dass der gelb markierte Schalter aktiviert ist. Trage dann die Details deines SMTP-Servers ein: den Host (z.B. mail.meine-website.de), den Port (standardmäßig 25), deinen Benutzernamen und dein Passwort. Wähle die gewünschte Verschlüsselungsmethode aus dem Dropdown-Menü. Standardmäßig ist „Keine Verschlüsselung“ ausgewählt, was nicht empfohlen wird. Gib den Namen des Absenders, wie er in den E-Mails erscheinen soll (z.B. hello perso GmbH), und die Absender-E-Mail-Adresse ein.

Wenn diese Konfiguration nicht aktiviert ist, werden E-Mails standardmäßig über den hello perso Server mit der Adresse noreply@hello-perso.com versendet.

E-Mail Vorlagen

Um die E-Mail Vorlage für eine Rechnung oder ein Angebot zu bearbeiten, wähle im Dropdown eine der beiden Optionen aus.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Text für die E-Mail angepasst werden kann.

In der Textverarbeitung stehen verschiedene Formatierungsoptionen zur Verfügung, wie Schriftgrößenanpassung, Fett-, Kursiv- oder Unterstreichungsmarkierungen, Textausrichtung, Aufzählungszeichen, Einrückungen und das Einfügen von Links. Änderungen werden mit dem Button „Speichern“ übernommen oder können mit „Abbrechen“ verworfen werden.

Folgende Variablen können in der Vorlage verwendet werden:

VariableBeschreibung

${number}

Angebots- oder Rechnungsnummer

${expires}

Gültigkeitsdatum des Angebots

${client(contactPerson/company)}

Name der Kontaktperson oder des Unternehmens des Kunden

${sum}

Gesamtbetrag

${date}

Datum der Erstellung

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