# Benutzerhandbuch Deine digitale Eventmanagement-Plattform ## Übersicht Dieses Handbuch ist dein umfassender Leitfaden für einen reibungslosen Start mit "hello perso". Es bietet dir detaillierte Informationen zu jeder Funktion und zeigt dir, wie du das volle Potenzial unserer Plattform ausschöpfen kannst. Egal, ob du neu in der Welt des Eventmanagements bist oder schon ein erfahrener Profi – dieses Handbuch ist so gestaltet, dass es dir hilft, deine Events effizienter, organisierter und erfolgreicher zu machen. Für Fragen, die durch dieses Handbuch nicht beantwortet werden, kontaktiere uns gerne:[ info@hello-perso.com](mail:info@hello-perso.com). *** ## Erste Schritte Wir haben für dich einige hilfreiche Anleitungen zusammengestellt, mit denen du unser Produkt schnell und einfach einrichten kannst. {% content-ref url="/pages/x5OM4BV7oF8o0D44Sq5c" %} [Einrichtung](/grundlagen/einrichtung) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/nP9ZllyhzllPgrYvWWbx" %} [Account einrichten](/grundlagen/account-einrichten) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/9II6SO6L4c7Ka3DqlUAQ" %} [FAQs](/grundlagen/faqs) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/hg47HyROSpO9ogMG3Mzh" %} [API & Integration](/grundlagen/api-and-integration) {% endcontent-ref %} *** ## **Die wichtigsten Links** {% content-ref url="/pages/yD6izpAc1UaZAL6JADiZ" %} [Projekte](/ubersicht/projekte) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/C63it3ZmZkxy8dpNtJ6v" %} [Artikel / Sortiment](/ubersicht/artikel-sortiment) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/w4yt89o9D70uwMiMA7Gz" %} [Kalender](/ubersicht/kalender) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/YHWWjF9csM98SsZroF9n" %} [Auftragsverwaltung](/ubersicht/auftragsverwaltung) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/AsrNDvpSZdat8s3VdyM6" %} [Verwaltung](/ubersicht/verwaltung) {% endcontent-ref %} *** ## Technische Voraussetzungen ### Browser **Kompatibilität** "hello perso" ist kompatibel mit den Browser-Versionen von Chrome, Edge, Firefox und Safari, die zum Zeitpunkt unseres jeweiligen Release-Datums aktuell sind. | Mozilla Firefox | Google Chrome | Microsoft Edge | Safari | Opera | | --------------- | ------------- | -------------- | ------ | ----- | | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ### **Mobile Kompatibilität** Für Android und iOS unterstützt "hello perso" jeweils die neueste, zum Zeitpunkt unserer Release-Daten verfügbare Version. ### **Internetverbindung** Es wird eine stabile Internetverbindung mit mindestens 5 Mbps Downloadgeschwindigkeit für reibungslose Funktionalität und schnelle Ladezeiten vorausgesetzt. *** ## Aktuelle Änderungen Features, Änderungen und Bugfixes findest du unter . # Einrichtung Um dir einen schnellen Einstieg in hello perso zu ermöglichen, findest du hier eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung um dein Unternehmen einzurichten. [**Schritt 1: Unternehmenseinstellungen**](/ubersicht/verwaltung/unternehmenseinstellungen) [**Schritt 2: Berechtigungen einstellen**](/ubersicht/verwaltung/berechtigungen-einstellen) [**Schritt 3: Mitarbeiter einladen**](/ubersicht/verwaltung/mitarbeiter-einladen-and-benutzer-verwalten#mitarbeiter-einladen) [**Schritt 4: Artikelkategorien erstellen**](/ubersicht/verwaltung/artikelkategorien#artikelkategorie-erstellen) [**Schritt 5: Lagerorte und Lagerplätze erstellen**](/ubersicht/verwaltung/lagerorte#erstellen) [**Schritt 6: Formulare erstellen**](/ubersicht/verwaltung/formulare#formular-erstellen) [**Schritt 7: Artikel einpflegen**](/ubersicht/artikel-sortiment) [**Schritt 8: Projekte anlegen**](/ubersicht/projekte#projekt-erstellen-oder-bearbeiten) Solltest du Probleme oder Fragen haben, zögere nicht uns [**hier** ](https://support.hello-perso.com/help/2229472255)zu kontaktieren. # Account einrichten Um dir einen schnellen Einstieg in hello perso zu ermöglichen, findest du hier eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um deinen Account in Betrieb zu nehmen. [Schritt 1: Registrierung](#benutzerregistrierung) [Schritt 2: Profil einrichten](/ubersicht/profil) / [Dashboard einrichten](/ubersicht/dashboard/modulares-dashboard) [Schritt 3: Abwesenheiten eintragen](/ubersicht/abwesenheiten) [Schritt 4: Für Projekte bewerben](/ubersicht/projekte/bewerbungen#fuer-einen-job-bewerben) [Schritt 5: Zeiten erfassen](/ubersicht/projekte/zeiterfassung) Solltest du Probleme oder Fragen haben, zögere nicht uns [**hier** ](https://support.hello-perso.com/help/2229472255)zu kontaktieren. ## Benutzerregistrierung Nachdem ein Benutzer zur Registrierung [eingeladen ](/ubersicht/verwaltung/mitarbeiter-einladen-and-benutzer-verwalten)wurde, erhält dieser eine E-Mail mit dem Link zur Selbstregistrierung.
{% hint style="info" %} Sollte dein Mailprogramm den Link über den Button nicht öffnen, kannst du den Link direkt darunter kopieren um zur Registrierungsseite zu gelangen. {% endhint %} Durch Anklicken von "Profil vervollständigen", öffnet sich der Browser mit der Registrierungsseite.

Registrierungsbildschirm

Nachdem das Formular vollständig ausgefüllt wurde, Kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse und dem # FAQs Frequently Asked Questions
Wie erstelle ich ein neues Projekt? [Hier ](/ubersicht/projekte)findest du eine Anleitung, wie du ein Projekt erstellst.
Die Dokumente und Exporte öffnen sich nicht, warum? In manchen Browsern, wie z.B. Safari, muss im oberen Bereich am Ende des URL-Felds das Öffnen der Dateien erst zugelassen werden. Klicke hierfür auf das Fenstersymbol neben der URL. ![](/files/6bOFakUPcFtnjhxtPzzy) Es öffnet sich ein neuer Tab. Dieser zeigt einen Fehler an. Schließe den Tab und öffne das Dokument neu bzw. exportiere das Dokument erneut.
Wie erstelle ich einen neuen Artikel? [Hier](/ubersicht/artikel-sortiment)[ ](/ubersicht/projekte)findest du eine Anleitung, wie du ein Artikel erstellst.
Welche Dateitypen können in "hello perso" hochgeladen werden "hello perso" unterstützt folgende Dateitypen: **JPEG/JPG, PNG und PDF**
Kann ich Personal über die Plattform einstellen? In der [Verwaltung ](/ubersicht/verwaltung/mitarbeiter-einladen-and-benutzer-verwalten)kannst du neue Mitarbeiter einladen und administrieren.
Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe? Falls du dein Passwort vergessen hast, kannst du über unser Passwort vergessen Formular dein Passwort zurücksetzen. [Klick einfach hier](https://app.hello-perso.com/forgot) Gib im Formular deine E-Mail-Adresse ein, mit der du bei hello perso registriert bist. Du erhältst eine E-Mail, die dich durch den weiteren Vorgang führt.
Wie kann ich Feedback zu "hello perso" geben? Wenn du uns Feedback geben möchtest, nutze bitte unser Kontaktformular auf unserer [Webseite](https://hello-perso.com).
Ist "hello perso" auch auf Mobilgeräten nutzbar? Ja, du kannst hello perso auf allen Android/iOS Smartphones und Tablets nutzen.
Was passiert, wenn die Browser-Version, die ich verwende, nicht unterstützt wird? Bitte aktualisiere deinen Browser auf die neuste Version. Solltest du damit Probleme haben, kannst du unter ein Support Ticket eröffnen. Wir helfen dir gerne weiter.
Wie aktualisiere ich meine Kontodaten? Du findest [hier ](/ubersicht/profil)eine Anleitung, wie du dein Profil bzw. deine Kontodaten ändern kannst.
Kann ich "hello perso" für private und öffentliche Events nutzen? Ja,hello perso kann sowohl für private als auch öffentliche Events genutzt werden.
# API & Integration RESTful API Die API (Application Programming Interface) ermöglicht es Entwicklern, auf die Funktionen und Daten unseres Systems zuzugreifen und diese in eigenen Anwendungen zu integrieren. Diese Dokumentation bietet eine detaillierte Übersicht über die verfügbaren Endpunkte, Authentifizierungsmethoden, Anforderungs- und Antwortformate sowie Beispiele für die Integration in Ihre Anwendungen. **Swagger Endpunkt Dokumentation:** ## API-Zugriff vorbereiten Um auf die API zugreifen zu können, sind folgende Schritte erforderlich: 1. **Erstellen einer Rolle für die API:** * Navigiere in der Verwaltung zu [**Rollen & Rechte**](/ubersicht/verwaltung/berechtigungen-einstellen). * Erstelle eine neue Rolle, die speziell für den API-Zugriff gedacht ist. * Weise dieser Rolle die notwendigen Berechtigungen zu, um auf die API-Funktionen zugreifen zu können. 2. **Generierung eines API-Keys:** * Gehe in der Verwaltung zu [**API-Keys**](/ubersicht/verwaltung/api-keys). * Erstelle einen neuen API-Key und weise die zuvor erstellte API-Rolle zu. * Notiere sich den API-Key, da er für alle API-Anfragen benötigt wird. ## Authentifizierung Um auf die API zugreifen zu können, müssen Sie einen gültigen API-Key in den HTTP-Header Ihrer Anfragen einfügen. Der Authentifizierungsheader sollte wie folgt formatiert sein: ```http Authorization: Helpo ``` * **`Helpo`**: Dies ist der spezifische Suffix, der verwendet wird, um anzuzeigen, dass der folgende Token für den API-Zugriff gültig ist. * **``**: Ersetzen Sie dies durch den tatsächlich generierten API-Schlüssel, den Sie in der Verwaltung unter API-Keys erstellt haben. ## **Beispiel für eine API-Anfrage mit Authentifizierung:** Hier ist ein Beispiel für eine GET-Anfrage, die alle Kunden abruft und den Authentifizierungsheader verwendet: ``` GET /api/user/list/ Host: app.hello-perso.com Authorization: Helpo Content-Type: application/json ``` In diesem Beispiel wird der API-Schlüssel, der mit dem Suffix "Helpo" versehen ist, im `Authorization`-Header übermittelt. Dies ermöglicht der API, den Benutzer zu identifizieren und die erforderlichen Berechtigungen zu überprüfen. # Dashboard Das Dashboard ist die Startseite der Software und wird als Übersicht und Schnellzugriff für Funktionen verwendet.
Um zum Dashboard zu navigieren, kann der Punkt Dashboard, sowie das Logo in der Sidebar verwendet werden. # Quick-Access-Leiste Die Quick-Access-Leiste regelt den Schnellzugriff auf wichtige Funktionen sowie die Suche innerhalb der Software und Einstellungen zum UI-Theme sowie zur Anordnung des Dashboards.

Die Quick-Access-Leiste befindet sich auf dem Dashboard ganz oben.

## Suche Um Benutzer schnell zu finden, kann über den Quick-Access-Button „Suche“, eine Suchleiste geöffnet werden. Zunächst wird eine Liste aller Benutzer angezeigt. Nach Eingabe, erscheinen Vorschläge, welche die Eingabe Enthalten. ## Schnellzugriff Die Quick-Access-Buttons „Kunde anlegen“, „Projekt erstellen“, „Artikel erstellen“, leiten direkt zu der jeweiligen Bearbeitungs-Seite. Der Button „Benutzer einladen“ leitet auf die Benutzerverwaltung weiter. Siehe auch: Benutzer hinzufügen. ## Dark-/Lightmode Der Quick-Access-Button „Dark-“ bzw. „Light Mode“ steuert das Farbschema Aller Benutzeroberflächen. Durch einmaliges Anklicken, ändern sich alle Benutzeroberflächen von hellen, zu dunklen Farbe. Wir empfehlen bei der Webversion nach Änderung des Farbschemas neu zu laden, um die fehlerfreie Darstellung zu garantieren. ## Dashboard bearbeiten / speichern Um Änderungen im modularen Layout des Dashboards vorzunehmen, wird über den Quick-Access-Button „Dashboard bearbeiten“, der Bearbeitungsmodus aktiviert. Anschließend erscheint ein Gitter im Hintergrund anhand dessen, die Widgets platziert, verschoben und vergrößert bzw. verkleinert werden können. Um die Widgets zu ändern, können diese entweder direkt mit dem Mauscursor, durch Klicken und Halten auf den Karten repositioniert werden, oder durch Klick und Halten im Randbereich der Karten, in der Größe verändert werden. Änderungen werden durch erneutes Anklicken des Quick-Access-Buttons gespeichert. # Modulares Dashboard Das modulare Dashboard von hello perso bietet eine zentrale, anpassbare Übersicht. Es kombiniert wichtige Informationen und Funktionen für Personal, Events & Artikel
## Anstehende Projekte Im Widget „Anstehende Projekte“ werden bevorstehende Projekte in Abhängigkeit von [Filtermöglichkeiten ](#filtereinstellungen-anpassen)angezeigt. Es gibt folgende Filteroptionen: * **Zeitraum**: Heute, die nächsten 7 Tage, die nächsten 30 Tage * **Benutzer**: Meine Projekte, Projekte aller Nutzer, Projekte eines bestimmten Users Um die Filter-Einstellung „Benutzer“ zu ändern, wird auf das Dropdown-Menü geklickt. Anschließend kann eine der Einstellungen oder ein Nutzer angewählt werden. Um einen Benutzer zu Suchen wird der Name des Nutzers in der Suchleiste oben im Dropdown-Menü eingegeben. (siehe Abbildung) ## Bewerbungen von Das Widget „Bewerbungen von“ zeigt alle offenen und noch nicht abgeschlossenen Bewerbungen an. Es kann zwischen folgenden Benutzer-Filtern gewählt werden: * Bewerbungen aller Nutzer * Bewerbungen von Mir * Bewerbungen eines bestimmten Nutzers ## Filtereinstellungen anpassen Um die Filter-Einstellung zu ändern, wird auf das Dropdown-Menü geklickt. Anschließend kann eine der Einstellungen oder ein Nutzer angewählt werden. Um einen Benutzer zu Suchen wird der Name des Nutzers in der Suchleiste oben im Dropdown-Menü eingegeben. (siehe Abbildung) {% hint style="info" %} Um Bewerbungen & anstehenden Projekte bestimmter oder aller Nutzer sehen zu können, wird das Recht „Alle Benutzer ansehen“ benötigt. {% endhint %}
## Artikelzustandsliste In der Artikelzustandsliste auf dem Dashboard können zentral alle Artikelzustände verwaltet werden.
### Artikelzustände erledigen Um Artikelzustände als erledigt zu markieren (Wurde repariert, wurde gereinigt oder Zustand geklärt) füllt man die Checkbox ganz links in der Liste aus. Die Einträge werden nicht gelöscht, sondern als erledigt gespeichert. ### Erledigte Artikelzustände ein-/ausblenden Um alle erledigten einzublenden oder diese auszublenden findest du unter "Filter hinzufügen" die Filter "Erledigt" und "Nicht erledigt" verwenden.
# Kalender In der Sidebar unter dem Reiter „Kalender“ sind alle Projekte zu finden.
Es gibt zwei Anzeigeoptionen in Form von Tabs auf der rechten Bildschirmseite: | Tab | Anzeige | | ------------- | ---------------------------------------------- | | Projekte | Alle Projekte im ausgewählten Zeitraum | | Zeiterfassung | Alle erfassten Zeiten im ausgewählten Zeitraum | ## Zeitraum auswählen Um einen Zeitraum auszuwählen, klickt man zunächst auf den ersten Tag (Startdatum) und anschließend auf den zweiten Tag (Enddatum). Im rechten Bereich der Kalenderseite werden anschließend entsprechend des ausgewählten Tabs, entweder die erfassten Zeiten oder die Projekte des ausgewählten Zeitraums angezeigt.

Kalenderauswahl bei Mobilgerät

## Zeiterfassung exportieren (Nachweistabelle) Erfasste Zeiten müssen vor dem Export zunächst bestätigt werden, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung korrekt war. ### Zeiten bestätigen Um eine erfasste Zeit zu bestätigen, navigiert man zunächst im rechten Bildschirmbereich zu dem Tab „Zeiterfassung“. Um Zeiten für mehrere Tage zu sehen und zu exportieren, muss zuerst der [Zeitraum ausgewählt](#zeitraum-auswaehlen) werden. Danach bestätigt man über die Checkboxen auf der rechten Seite die erfasste Zeit.
Anschließend werden über den Floatingbutton am rechten unteren Bildschirmrand durch Klicken auf „Zeiterfassung bestätigen“ die angekreuzten Zeiten als bestätigt gespeichert.
### Export Um Zeiten von mehr als einem Tag zu sehen und zu exportieren, muss zuerst der [Zeitraum ausgewählt](#zeitraum-auswaehlen) werden. Um dann die Nachweistabelle zu exportieren, wird über den Floatingbutton auf „Nachweistabelle exportieren“ geklickt.
## Offline Zeiterfassung Um Zeiten erfassen zu können ohne eine aktive Internetverbindung, muss ein QR-Code vom Benutzer, für den Zeit erfasst werden soll, vom Ansprechpartner des entsprechenden Projektes abgescannt werden. ### Benutzer-QR-Code anzeigen Navigiere zunächst zum Profil, um danach oben in der Navigationsleiste, auf das QR-Code-Icon zu klicken. Der QR-Code wird angezeigt.
### Scannen des QR-Codes Um den Code vom Gerät des Ansprechpartners aus abzuscannen, wird in das entsprechende Projekt navigiert. Danach muss auf den Floatingbutton am rechten unteren Bildschirmrand und dann auf „Projektzeit erfassen“ geklickt werden. Jetzt öffnet sich ein Dialog. Hier ist ein Button zu finden, auf dem „Offline Zeiten erfassen“ steht. Nach Anklicken des Buttons öffnet sich der QR-Code Scanner. Jetzt kann der [Benutzer-QR-Code](#benutzer-qr-code-anzeigen) abgescannt werden, um die Zeiterfassung zu starten oder zu stoppen.
fshdyfh # Projekte In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
## Projekt erstellen oder bearbeiten Die „Projekt bearbeiten“-Seite & die „Projekt erstellen“-Seite sind gleich. Um zu der Seite zu gelangen, gibt es folgende Möglichkeiten, * Dashboard: [Quick-Acces-Bar (Projekt erstellen)](/ubersicht/dashboard/quick-access-leiste#schnellzugriff) * Projektliste: Über den Floatingbutton, rechts unten
{% hint style="info" %} Projektleiter & Ansprechpartner sind die Personen, welche ein Projekt abschließen können. hierfür ist keine weitere Berechtigung notwendig. {% endhint %} ### Navigation Um durch das Formular zu navigieren, klickt man auf die Punkte am oberen Bildschirmrand.
### Speichern der Eingaben Um das Eingegebene zu speichern, klicke auf den Floatingbutton rechts unten.
{% hint style="info" %} Um die Bearbeitung abschließen zu können, müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Sind diese nicht ausgefüllt, werden sie rot markiert und direkt darunter steht "Dieses Feld darf nicht leer sein" {% endhint %} ### Veranstaltungszeiträume um einen Veranstaltungszeitraum anzulegen, fügt man zunächst einen Veranstaltungszeitraum im Bereich Datum & Uhrzeit über den Plus-Button, neben der Überschrift „Veranstaltungszeiträume“ hinzu. {% hint style="info" %} Initial wird Standardmäßig der Projektstart als Beginn eines neuen Veranstaltungszeitraums hinzugefügt. {% endhint %}
Anschließend, kann man die Eingaben zu Titel, Datum und Uhrzeit vornehmen. Um einen Zeitraum zu löschen, klickt man rechts auf das Löschen-Symbol. Die Zeiträume werden in einer Tabelle auf der "Allgemein-Seite" eines Projekts angezeigt:
### Eingabe von Adressdaten Für die Adresseingabe verwenden wir automatische Vervollständigung im Adressfeld. Wenn Daten eingegeben werden, erscheinen unterhalb des Eingabefelds Vorschläge. Um die Adresse zu bestätigen, muss einer der Vorschläge angeklickt werden. Anschließend ist das Feld vollständig ausgefüllt.
### Hinzufügen von Artikeln Beim dritten Schritt des Erstellungsformulars findet man den Punkt Sortiment. Bei Eingabe im Textfeld „Artikel hinzufügen“, werden Vorschläge angezeigt. Diese Vorschläge entsprechen Produkten, welche im Sortiment hinterlegt sind. Durch Anklicken eines Vorschlags wird der Artikel hinzugefügt. Der Artikel wird in einem blauen Chip angezeigt. Mit dem Artikel verknüpfte Artikel werden in grauen Chips automatisch in entsprechender Anzahl hinzugefügt. #### Anzahl ändern / löschen von Artikeln Um die Anzahl anzupassen, klickt man auf die Plus- und Minus-Buttons. Der Artikel wird entfernt, wenn die Anzahl auf 0 gesetzt wird.

Artikelchip mit Anzahl-Eingabefeld

Hat der Artikel, dessen Anzahl verändert wurde, verknüpfte Artikel, wird nach Eingabe der Anzahl, abgefragt ob die Anzahl der Verknüpften ebenfalls angepasst werden soll.
Klickt man hier nein, bleibt die Anzahl der verknüpften Artikel, wie zuvor eingestellt. Ansonsten passt sich die Anzahl verknüpfter Artikel, gemäß der eingegebenen Anzahl von Artikeln an. #### Verknüpfte Artikel
Hat ein Artikel verknüpfte Artikel, werden diese automatisch als Graue Chips hinzugefügt, in der Anzahl, welche im Artikel hinterlegt wurde. Will man die Anzahl verknüpfter Artikel ändern (Beispiel: ein Kabeltrommel reicht für 2 Hüpfburgen o.Ä.) kann für jeden Artikel über das Eingabefeld rechts im Chip eingegeben werden, wie viele der verknüpften Artikel tatsächlich benötigt werden. #### Sortieren der Artikel beim Hinzufügen Durch Anklicken von "Grupieren nach" hast du die Möglichkeit, die hinzugefügten Artikel bereits beim Hinzufügen, nach deinen Vorlieben zu Sortieren.
1. **Nicht Gruppieren** Bei "Nicht gruppieren" werden immer abwechselnd die Artikel und direkt nach dem Artikel die verknüpften Artikel des Artikels angezeigt. ( Artikel, Verknüpfter Artikel \[1], Verknüpfter Artikel \[N], ...)
2. **Nach Kategorie** ...sortiert die Artikel nach Artikelkategorie
3. **Nach Artikel & Verknüpfungen** ...sortiert alle Artikel in 2 Gruppen: Normale Artikel und Alle die durch eine Verknüpfung hinzukamen.
### Hinzufügen von Jobs Beim vierten Schritt des Erstellungsformulars findet man den Punkt Jobs. Durch Eingabe in das Textfeld kann ein Job hinzugefügt werden. Während der Eingabe werden Vorschläge anhand von bisher verwendeten Jobnamen angezeigt.
Hinzugefügte Jobs werden in einer Liste aus blauen Boxen aufgenommen.
### Bearbeiten von Jobs Klickt man auf einen der hinzugefügten Jobs, öffnet sich ein Menü, worüber zusätzliche Attribute hinzugefügt werden können.
#### Bewerbungen von Nutzern einschränken Bewerbungen können hier durch Eingabe der benötigten Führerscheinklassen oder in Abhängigkeit einer Benutzerrolle, gefiltert werden. {% hint style="info" %} Benutzer, welche den entsprechenden Führerschein oder die passende Benutzerrolle nicht besitzen, können keine Bewerbung für den Job verschicken. {% endhint %} #### Anzeigename von Jobs ändern Der Anzeigename (Name den User, welche das Event nicht verwalten) wird geändert, indem zunächst der zu ändernde Job angewählt wird. Anschließend kann unter "Öffentlicher Name" der Anzeigename eingestellt werden. {% hint style="info" %} Nur Benutzer mit den Rechten "Projekte bearbeiten" und "Bewerbungen verwalten" können den Eigentlichen Job-Namen neben dem Anzeigenamen sehen. {% endhint %} #### Stundenlohn und Boni Durch Eingabe von angepasstem Stundenlohn oder zusätzlichen Boni können die standardmäßig für jeden Benutzer hinterlegten Stundenlöhne überschrieben werden für die Dauer des Jobs. #### Im letzten Schritt wird im Textfeld „Benötigte Mitarbeiter“ die Anzahl der für diesen Job gesuchten Mitarbeiter eingegeben. ## Projektstatus Ein Projekt kann verschiedene Status annehmen. Der Status beeinflusst Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten je nach Benutzerrolle & Kontotyp. Es gibt folgende Status: | Status | Anwendung | Einschränkungen | | ---------- | --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Entwurf | Zur Vorbereitung | Die Sichtbarkeit ist abhängig von Benutzer-Rolle & Kontotyp. Bewerbungen Zeiterfassung sind noch nicht möglich. | | Aktiv | Zur aktiven Nutzung | Keine | | Archiviert | Nach Projektabschluss | Kann nicht mehr bearbeitet werden. | {% hint style="info" %} Standardmäßig werden nicht alle Projekte in der Liste angezeigt. die Filteroptionen "Entwurf" und "archiviert" können ggf. dafür sorgen, dass manche Projekte nicht angezeigt werden. Eingeschränkte Nutzer sehen nur aktive & archivierte Projekte. Die Einstellungen der Benutzerrolle legen fest, ob ein Nutzer Entwürfe sehen darf. {% endhint %} Nach Erstellung werden Projekte nicht automatisch veröffentlicht, um den Bearbeitern die Möglichkeit zu geben, Stück für Stück alle Vorbereitungen wie beispielsweise das Anlegen eines Dienstplans zu treffen. Anhand des blauen Indikators in der Projektliste, erkennt man Projekte, welche Projekte noch als Entwurf gespeichert sind

Projekt mit dem Status "Entwurf" in Projektliste (einfach)

### Status ändern Um den Status auf aktiv oder ggf. archiviert zu setzen, kann durch Rechtsklick bzw. langes Halten auf das Projekt, bei mobilen Endgeräten, ein Kontextmenü geöffnet und anschließend der Entwurfsstatus geändert werden. Ein Projekt kann im selben Verfahren nach Veröffentlichung/Archivierung wieder als Entwurf zurückgenommen werden.
Ein Projekt welches nicht veröffentlicht ist, wird innerhalb vom durch folgendes Label gekennzeichnet:
in der Projektliste wird folgendes Label angezeigt:
## Artikelliste Die zu einem Projekt zugehörigen Artikel findest du auf der Projektseite "Allgemein". Die Artikel können zur Übersichtlichkeit auf verschiedene Weise gruppiert werden:
{% hint style="info" %} Die ausgewählte Gruppierungsart wird für das Gerät / den Browser gespeichert. {% endhint %} | Gruppierungsart | Beschreibung | | ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Nicht gruppieren | Alle Artikel werden in einer Liste aufgeführt. | | Nach Kategorien | Jede Artikelkategorie wird in einer Eigenen Liste aufgeführt. 1. Kategorie 1, N. Kategorie n | | Nach Artikel & Verknüpfungen | Die "normalen" und die aus Verknüpfungen zum Projekt hinzugekommen Artikel, werden in 2 unterschiedlichen Listen aufgeführt: 1. Artikel, 2. Verknüpfte Artikel | ## Projektliste ### Ansicht ändern In der Projektliste neben der Überschrift befindet sich eine Schaltfläche, die es ermöglicht, zwischen der einfachen & der Detailansicht zu wechseln.
### Ansicht: Einfach Die einfache Projektliste dient er schnellen Bearbeitung und Übersicht alle Projekte. Neben einiger grundlegender Informationen zu den Projekten, gibt es die Möglichkeit, durch Rechtsklick, bzw. langes Halten, ein Projekt direkt zu bearbeiten, oder den Status zu ändern. (Siehe [Status ändern](/ubersicht/projekte#status-aendern))
### Ansicht: Details Die Detailansicht gibt dem Nutzer die Möglichkeit, selbst einzustellen, welche Projektdetails er sehen möchte. #### Hinzufügen von Feldern Um der Tabelle eine Spalte hinzuzufügen, wird zunächst der gelbe Plus-Button im oberen Bereich der Liste angeklickt. Es erschein eine neue Spalte neben den bisher bestehenden. #### Ändern / Löschen einer Spalte Um einzustellen, welche Information in einer Spalte angezeigt werden soll, wird die Überschrift der Spalten angeklickt. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, worüber alle Daten eines Projektes ausgewählt werden können. Durch einen Klick auf „Ausblenden“ kann die Spalte wieder entfernt werden. {% hint style="info" %} Nach Änderung der Spalten, wird die Anordnung gespeichert, auch wenn die Liste erneut aufgerufen wird. {% endhint %}
## Lieferscheine für Projekte herunterladen {% hint style="info" %} Es müssen Rechnung oder Angebote mit dem Projekt verknüpft sein damit ein Lieferschein für das Projekt heruntegeladen werden kann. {% endhint %} Um mehrere Lieferscheine für bestimmte Projekte herunterzuladen, wähle in der Projektliste die Ansicht "Einfach". Klicke dann mit der rechten Maustaste / lange auf dem Eintrag halten auf einen Projekteintrag. Es öffnet sich ein Kontextmenü.
Wähle nun den ersten Eintrag "Markierenmodus aktivieren" aus. Jetzt kannst du mit links Klick / einmal darauf Tippen, mehrere Projekte auswählen.
Wenn alle Projekt ausgewählt wurden, klicke auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich.
Mit einem Klick auf Lieferscheine herunterladen werden alle Lieferscheine für die ausgewählten Projekte als ZIP-Datei im PDF Format heruntergeladen. ## Projekte suchen um Projekte zu suchen, gibt man den gesuchten Namen, Teil eines Namens oder Teil der Postleitzahl ein und bestätigt mit Enter oder Anklicken des Lupen-Icons

Suchleiste in der Projektliste

## Formularzuweisung ### Ein Formular hinzufügen Um ein Formular aus der Liste "Alle Formulare" dem Projekt zuzuweisen, klicke und halte auf das entsprechende Formular. Anschließend wird das Formular durch Drag-and-drop zur Liste "Dem Projekt zugewiesen" gezogen.
### Automatisch hinzugefügte Formulare entfernen Die bereits automatisch zu der Liste "Dem Formular zugewiesen" hinzugefügten Formulare vom Projekt zu entfernen, Klicke auf das X-icon des entsprechenden Formulars.
### Formulare ausfüllen nur durch Projektleiter/Ansprechpartner erlauben Soll ein Formular nur von dem Projektleiter/Asnprechpartner ausgefüllt werden dürfen, Klicke auf die Checkbox "Darf nur von Projektleiter/Ansprechpartner ausgefüllt werden". # Dateien In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Bilder & Dokumente“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.
## Fakturierungsdokumente Im oberen Bereich des Bildschirms, siehst du alle Fakturierungsdokumente, die mit diesem Projekt verknüpft sind. Die Liste ist horizontal Scrollbar:
Die Verknüpfung kann über das jeweilige Dokument aufgehoben werden. ## Dateien hochladen {% hint style="warning" %} Es könne nur Dateien in folgenden Formaten hochgeladen werden: Videos (MP4, MOV), BIlder (JPG/JPEG, PNG), Dokumente (PDF) {% endhint %} Um neue Dateien einem Projekt hinzuzufügen, klicke auf den Button "Datei(en) hochladen".
## Thumbnail definieren Um ein Bild als Projekt Thumbnail zu definieren, drücke auf das Bild Rechtsklick oder unter Android/iOS halte lange auf dem Bild gedrückt. Es erscheint ein Kontextmenü. Klicke dann auf den Eintrag "Als Thumbnail verwenden".
## Dateien entfernen Um ein Bild oder ein Dokument von einem Projekt zu entfernen, drücke auf das Bild oder das Dokument Rechtsklick oder unter Android/iOS halte lange auf dem Element gedrückt. Es erscheint ein Kontextmenü. Klicke dann auf den Eintrag "Entfernen". Die Datei wird unwiderruflich gelöscht.
# Dienstplan In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Dienstplan“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.
## Dienstplan erstellen Wenn ein Projekt erstellt wurde gibt es zunächst keine Einträge im Bereich "Dienstplan". Über den Floatingbutton rechts unten, kann durch anklicken von "Schicht hinzufügen" die erste Schicht erstellt werden.
Anschließend öffnet sich ein Dialog, wo der Schichtname sowie Start- & Endzeiten festgelegt werden.
## Mitarbeiter zuweisen Um die Schicht zu bearbeiten, wird zunächst über den Pfeil rechts oben die Schicht aufgeklappt. Durch Klicken des Plus-Buttons können Mitarbeiter hinzugefügt werden. Dann können Mitarbeiter zugewiesen werden, die bereits am Projekt teilnehmen.
Anschließend wird der zugewiesene Mitarbeiter in der Schicht aufgeführt. ## Mitarbeiter entfernen Mitarbeiter werden durch Rechtsklick oder langes halten wieder entfernt.
## Schicht bearbeiten / löschen Um eine Schicht zu löschen oder zu bearbeiten, wird mit Rechtsklick ein Kontextmenü geöffnet. Anschließend kann zwischen „Bearbeiten“ und „Entfernen“ gewählt werden.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“, öffnet sich wie beim [Erstellen einer Schicht](#dienstplan-erstellen) ein Dialog, wo Zeiten und Name bearbeitet werden können. # Packliste In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Packliste“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.
## Packliste abhaken In der Packliste werden alle zum Projekt gehörigen Produkte aufgeführt. links unten sieht man das Gesamtgewicht aller Produkte. Um ein Produkt als „eingepackt“ zu markieren, klickt man in der Spalte "Gepackt" auf die jeweilige Checkbox.
## Packliste herunterladen Um die Packliste als PDF zu exportieren, klickt man rechts untern auf den Floatingbutton. Das PDF wird heruntergeladen.
# Bewerbungen In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden. Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Allgemein“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.
## Für einen Job bewerben ### Option A (Selbst bewerben) Durch Anklicken des "Jetzt bewerben"-Buttons öffnest du einen Dialog, wo alle für dich verfügbaren Jobs aufgelistet werden.

Header-Bereich auf Projektseite (Allgemein)

Dialog mit verfügbaren Jobs

Anschließend wählst du den Job aus, für den du dich bewerben möchtest und bestätigst durch Anklicken des "Bewerben"-Buttons. ### Option B (Selbst bewerben oder andere anfragen/zuweisen) 1. Anklicken des Jobs 2. Auswahl zwischen der Jobzuweisung Schritt 3 ist abhängig von Jobzuweisung {% hint style="info" %} Ob der Benutzer die Auswahl hat, sich selbst zu bewerben, Mitarbeiter anzufragen oder zuzuweisen, hängt von Benutzer-Rolle & Kontotyp ab. {% endhint %}
### Mich bewerben 3. Eine Anmerkung kann der Bewerbung hinzugefügt werden. Die Anmerkung von einem Ansprechpartner oder Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen im Bereich „Bewerbungen“ eingesehen werden. {% hint style="info" %} Nutzer mit der Anstellungsart "Kurzfristig Beschäftigte", werden Anschließend gefragt, ob Sie sich für den bevorstehenden Arbeitsvertrag, von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen möchten. {% endhint %}
### Mitarbeiter Zuweisen / Anfragen 3. Ein Benutzer kann eingegeben werden Bei einer Zuweisung ist keine Bestätigung durch den Nutzer mehr nötig. Beim Einladen eines Mitarbeiters erhält dieser eine Benachrichtigung und kann sich anschließend für den Job eintragen.
## Bewerbungen verwalten {% hint style="warning" %} Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit dem Recht "Bewerbungen verwalten" sichtbar. {% endhint %} Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Bewerbungen“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.
## Bewerbungsstatus Eine Bewerbung kann verschiedene Status haben: | Bewerbungsstatus | Verwendung | | -------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | Offen | Die Bewerbung wurde noch nicht bearbeitet. | | Nimmt teil | Die Bewerbung ist abgeschlossen, der Nutzer nimmt am Projekt teil. | | Abgelehnt | Die Bewerbung wurde abgelehnt. | | Warte auf Vertragsfreigabe | Ein Administrator muss den Arbeitsvertrag eines geringfügig beschäftigten, zunächst freigeben. | | Bereit zur Unterschrift | Der geringfügig beschäftigte Bewerber muss nun die Unterschrift im Arbeitsvertrag leisten. | ## Bewerbungen annehmen / ablehnen Bewerbungen, welche noch nicht bearbeitet wurden, haben den [Status ](#bewerbungsstatus)„offen“ und neben den Informationen in der Tabelle, zwei Icon-Buttons, einen Haken und ein Kreuz, um die Bewerbung an- bzw. abzulehnen. ### Annahme einer Bewerbung Beim Anklicken des Icon-Buttons mit dem Haken, wird als nächster Schritt, der Stundenlohn angepasst. Standardmäßig wird hier automatisch der eingestellte Stundenlohn des Bewerbers eingestellt.
Abhängig von der Anstellungsart wird nun der Bewerbungsstatus verändert. #### Geringfügig Beschäftigte Da bei geringfügig Beschäftigten zunächst ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, wird in diesem Fall der [Status der Bewerbung](#bewerbungsstatus) auf „Warten auf Vertragsfreigabe“ gesetzt.
Der nächste Schritt ist die [Vertragsfreigabe durch einen Administrator](/ubersicht/verwaltung/arbeitsvertrage#vertrag-freigeben). Nach der Vertragsfreigabe, sieht der Nutzer, auf der Projektseite, im Seitenmenü, links, den Punkt „Vertrag“.
Hier kann der Vertrag eingesehen werden. Um den Vertrag zu unterschreiben, wird über den Floatingbutton, rechts unten, durch Anklicken von „Vertrag unterschreiben“, das Unterschriftfeld geöffnet.
Anschließend, unterschreibt man mit der Maus oder dem Finger. Die Unterschrift kann gelöscht und neue gemacht werden durch Anklicken des Kreuzes auf der linken Seite. Über den Haken auf der rechten Seite wird die Unterschrift geleistet und der Vertrag unterschrieben. ### Ablehnung einer Bewerbung Durch Anklicken des Icon-Buttons mit dem Kreuz kann eine Bewerbung abgelehnt werden. Anschließend kann ein Grund angegeben werden, und die Absage wird mit „OK“ bestätigt.
## Eine Bewerbung zurückziehen befindet man sich in einem Projekt, kann über den Floatingbutton, rechts unten, mit Anklicken von „Bewerbung zurückziehen“ eine Bewerbung widerrufen werden.
{% hint style="info" %} EIne Bewerbung kann nur zurückgezogen werden, wenn noch kein Arbeitsvertrag geschlossen wurde. (Dies ist nur der Fall für geringfügig Beschäftigte) {% endhint %} ## Ausfall eines Teilnehmers Fällt ein Bewerber kurzfristig aus oder die Planung hat sich geändert, kann die Teilnahme widerrufen werden. Hierzu wird das X-Icon angeklickt. Anschließend öffnet sich ein Dialog, wo der Grund eingegeben werden kann.
Anschließend wird eine Mail an den Teilnehmer gesendet, wo der Grund mitgeteilt wird. ## Mehrfachzuweisung für Benutzer Siehe Verwaltung [Benutzer verwalten](/ubersicht/verwaltung/mitarbeiter-einladen-and-benutzer-verwalten#mehrfachzuweisung-fur-benutzer) # Zeiterfassung In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Zeiterfassung“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.

Unterseite "Zeiterfassung" in einem Projekt

## Zeiteinträge auf ein Projekt buchen Um Zeiten auf ein bestimmtes Projekt zu buchen, gibt es zwei Möglichkeiten: * [Manuelle Zeiterfassung über die Sidebar](/ubersicht/zeiterfassung#manuelle-zeiterfassung-uber-die-sidebar) * [QR-Code scannen von einem anderen Gerät](#projektzeit-uber-qr-code-erfassen) ## Projektzeit über QR-Code erfassen Um die Zeiterfassung eines anderen Benutzers auf ein Projekt zu erfassen, der das recht "Manuell Zeit erfassen" nicht hat. Muss von einem Verantwortlichen (Projektleiter oder Ansprechpartner) der QR-Code des Projekts angezeigt werden. hierzu navigiert man über den Actionbutton (im Projekt) zu "Projektzeit erfassen"

Link zum Anzeigen eines QR-Codes im Projekt

Im Anschluss wird ein QR-Code angezeigt, welcher vom Benutzer der Zeit auf das Projekt erfassen will, gescannt werden kann.

QR-Code eines Projekts

### QR-Code scannen Um den QR-Code scannen zu können, navigiert der Benutzer, dessen Arbeitszeit auf das Projekt gebucht werden soll, über die [Quick-Access-Leiste](/ubersicht/dashboard/quick-access-leiste) ([Dashboard](/ubersicht/dashboard)) zum QR-Code Scanner.

Link zum QR-Code Scanner in der Quick-Acces-Leiste

Der Scanner öffnet sich und der QR-Code kann eingescannt werden

QR-Code Scanner

Nachdem der QR-Code gescannt wurde, läuft der Timer in der Sidebar:

Timer in der Sidebar

### Projektzeiterfassung stoppen Um die Zeiterfassung wieder zu beenden, geht man genau so vor wie beim Starten: QR-Code beim Ansprechpartner scannen. # Formulare In der Sidebar unter dem Reiter „Projekte“ sind alle Projekte zu finden.
Nach Anklicken eines Projektes findet man die Unterseite „Dienstplan“ in der Seitenleiste oder bei mobilen Endgeräten im Dropdown-Menü, am oberen Bildschirmrand.
## Formular ausfüllen Neben der Überschrift befindet sich ein Dropdown-Menü, worüber zunächst eins der zum Projekt zugehörigen Formulare ausgewählt werden kann.
Die Bearbeitungsseite öffnet sich und das Formular kann ausgefüllt werden.
Um die Bearbeitung zu beenden, und das ausgefüllte Formular zu speichern, klickt man rechts unten auf den Floatingbutton. Wurde beim [Anlegen des Formulars](/ubersicht/verwaltung/formulare#formular-erstellen) hinterlegt, dass eine Unterschrift geleistet werden soll, öffnet sich nun ein Dialog mit einem Unterschriftfeld und einem Textfeld, in dem der Name des Unterzeichnenden ausgefüllt wird.
Nach Bestätigung der Unterschrift, wird das ausgefüllte Formular gespeichert, und in der Formularliste angezeigt. # Profil Das eigene Profil ist in der Sidebar unter dem Reiter Mein Profil zu finden.
***
NummerBeschreibung
1Meine Daten
2Lebenslauf
3Erfasste Zeiten
4Der Offline QR-Code ermöglicht es einem Projektverantwortlichen, diesen auch ohne Internetverbindung zu scannen. Diese Funktion ist speziell für den Einsatz in Umgebungen ohne Internetzugang konzipiert.
Das Profil ist in drei Unterseiten aufgeteilt: {% content-ref url="/pages/3KWkq3qeh9PSqayI1Z21" %} [Meine Daten](/ubersicht/profil/meine-daten) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/lGN6I3dePn9ngKVWrUhM" %} [Lebenslauf](/ubersicht/profil/lebenslauf) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/3hdfOjbJtH93aXIDzJoS" %} [Benutzer Zeiterfassung](/ubersicht/profil/benutzer-zeiterfassung) {% endcontent-ref %} ## Profil eines anderen Benutzers aufrufen Um auf das Profil eines anderen Benutzers zuzugreifen, klicken Sie einfach auf dessen unterstrichenen Namen in der Benutzerliste der Verwaltung. Alternativ können Sie über die [Quick-Access-Leiste ](/ubersicht/dashboard/quick-access-leiste)auf dem Dashboard den Eintrag "Suche" verwenden, um nach einem Benutzer zu suchen. {% hint style="info" %} Ist der Name eines Benutzers in einer Liste oder Tabelle unterstrichen, genügt ein Klick darauf, um direkt zu dessen Profil zu gelangen. {% endhint %}
# Meine Daten ## Meine Daten bearbeiten Das eigene Profil lässt sich jederzeit über den Floatingbutton mit dem Stiftsymbol im unteren rechten Bereich des Bildschirms mit Ausnahme der folgenden Felder bearbeiten: * Status/Rolle * Geringfügig Beschäftigt * Minijobber * Stundenlohn * Freelancer * Max. h / Monat {% hint style="warning" %} Alle anderen Felder können ausschließlich vom Benutzer selbst und nicht von Dritten geändert werden. {% endhint %} Um die oben aufgeführten Felder zu bearbeiten, folge den Anweisungen unter "[Mitarbeiter einladen & Benutzerverwaltung](/ubersicht/verwaltung/mitarbeiter-einladen-and-benutzer-verwalten)". # Lebenslauf Der Lebenslauf dient der Erfassung von relevanten Infos, Zeugnisse, Zertifikate und Schulungen gespeichert und bereitgestellt werden. ## Eintrag erstellen Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicke auf das Plus-Symbol.
Füll alle Felder im Dialog aus. Titel und Datum sind dabei Pflicht. Mit dem Symbol neben "Dateien" kannst du PDFs oder Bilder hinzufügen. Ein Klick auf "Ok" erstellt dann deinen Eintrag.
## Eintrag bearbeiten Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicke auf das Stiftsymbol neben dem Titel des Eintrags.
Bearbeite die Elemente im Dialog. Dateien kannst du entfernen, indem du auf den Action-Chip der zu löschenden Datei klickst. Ein Klick auf "Ok" aktualisiert deinen Eintrag.
## Eintrag löschen Um einen Eintrag zu löschen, klicke auf das Stiftsymbol neben dem Titel des Eintrags.
Klick nun auf den Löschen-Button im unteren Bereich.
# Benutzer Zeiterfassung ## Eintrag suchen/filtern Um nach erfassten Zeiten für ein bestimmtes Projekt zu suchen, kannst du über den Eintrag "Filter hinzufügen - Projekt" ein Projekt auswählen. Um nach erfassten Zeiten in einem bestimmten Zeitraum zu suchen, kannst du über den Eintrag "Filter hinzufügen - Zeitraum" einen Zeitraum auswählen.
Um den Filter zu entfernen, klicke auf das "x" neben dem Filterchip.
## Einen Eintrag hinzufügen, ohne die Zeit zu erfassen {% hint style="warning" %} Um die Zeiterfassung eines anderen Benutzers zu bearbeiten benötigst du das Recht "Zeiterfassung von anderen Nutzern einsehen" und "Zeiterfassung bearbeiten" {% endhint %} Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicke auf das Plus-Icon neben der Überschrift.
Anschließend öffnet sich folgender Dialog:
In dem Dialog kannst du den Benutzer, Das Projekt, sowie Start und Endzeit des Eintrags festlegen. Anschließend bestätigst du durch "Speichern". ## Eintrag bearbeiten {% hint style="warning" %} Um die Zeiterfassung eines anderen Benutzers zu bearbeiten benötigst du das Recht "Zeiterfassung von anderen Nutzern einsehen" und "Zeiterfassung bearbeiten" {% endhint %} Mit einem Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Dialog.
Nun kannst du die Start- und Endzeit des Eintrags anpassen, Projekt und User anpassen und anschließend mit „Speichern“ bestätigen. ## Eintrag löschen {% hint style="warning" %} Um die Zeiterfassung eines anderen Benutzers zu bearbeiten benötigst du das Recht "Zeiterfassung von anderen Nutzern einsehen" und "Zeiterfassung bearbeiten" {% endhint %} Mit einem Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Dialog.
Über den "Löschen"-Button kannst du den Zeiteintrag dauerhaft löschen. # Artikel / Sortiment In der Sidebar unter dem Reiter „Sortiment“ sind alle Artikel zu finden.
## **Artikel erstellen** Zum Anlegen eines neuen Artikels im Sortiment navigiert man zum Bereich "Sortiment" und klickt auf den Floatingbutton im rechten unteren Bereich des Fensters.
Im Anschluss lassen sich für diesen Artikel alle Details erstellen:
{% hint style="warning" %} Die **auswählbaren Einheiten** können in den Rechnungseinstellungen angepasst werden. {% endhint %} Anschließend lässt sich der [Lagerplatz ](/ubersicht/verwaltung/lagerorte#lagerplaetze)für den Artikel angeben.
Zunächst wird im Feld "Standort" das richtige Lager ausgewählt, anschließend wählt man den Lagerplatz aus. Über das Müll-Icon rechts kann der Lagerplatz gelöscht werden.
#### Artikel verknüpfen Im Abschnitt Verknüpfungen lässt sich der neu erstellte Artikel mit bereits vorhandenen Artikeln verbinden. Diese Funktion ermöglicht es, Artikel zu koppeln, die immer zusammen verwendet werden müssen. Ein Beispiel hierfür ist die Vermietung einer Hüpfburg, die zwingend mit einem Gebläse und einem Stromkabel kombiniert werden muss, da die Hüpfburg ohne das Gebläse nicht funktionsfähig ist. Nach diesem Prinzip können Artikel miteinander verbunden werden. {% hint style="warning" %} Verknüpfte Artikel können keine Verknüpfungen mit weiteren Artikeln haben. {% endhint %}
Über den Button „Datei(en) auswählen“ können Dateien zu dem Artikel hochgeladen werden, beispielsweise eine Auf- und Abbauanleitung oder Bilder.
Zum Speichern der eingegebenen Informationen klickt man auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich des Fensters.
## **Artikel bearbeiten** Im Sortiment wird der zu bearbeitende Artikel durch einen rechts Klick oder langes Drücken ausgewählt. Anschließend erscheint eine graue Fläche, auf der die Option „Bearbeiten“ ausgewählt werden kann.
Nach der Bearbeitung des Artikels können die Änderungen gespeichert werden, indem auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich des Fensters geklickt wird. ## **Artikel entfernen** Im Sortiment wird der zu entfernende Artikel durch einen rechts Klick oder langes Drücken ausgewählt. Anschließend erscheint eine graue Fläche, auf der die Option „Entfernen“ ausgewählt werden kann. {% hint style="warning" %} Artikel können nur gelöscht werden wenn diese keinem Projekt zugewiesen sind. {% endhint %}
## Zustand erfassen von einem Artikel Zum Zustand erfassen von einem Artikel im Sortiment einen Artikel auswählen. Auf der Artikelseite wird auf den Floatingbutton im rechten unteren Bereich des Fensters gedrückt. Anschließend auf Zustand erfassen.
Im Anschluss alle betreffendne Felder ausfüllen und auf bestätigen drücken.
Der Zustand wurde dem Artikel zugewiesen.
## Artikel suchen Um einen Artikel zu suchen, gibt man den Namen oder einen Teil des Namens in die Suchleiste ein und bestätigt mit Enter oder Anklicken des Lupen-Icons.

Suchleiste im Sortiment

# Abwesenheiten Im Bereich Verwaltung tragen die Benutzer ein, wann sie nicht Verfügbar sind. In der Sidebar unter dem Reiter „Abwesenheiten“ werden die Abwesenheit eingetragen
## Nach Benutzer filtern Am linken Bildschirmrand ist die Zuordnung der Zeilen zum jeweiligen Benutzer zu finden. Durch Anklicken des Pfeils am oberen Rand wird die Benutzerliste ausgeklappt.
Anschließend wird durch Eingabe in das Suchfeld nach Benutzernamen gefiltert
## Abwesenheiten eintragen Um Abwesenheiten einzutragen, klickt man zunächst am rechten unteren Bildschirmrand auf den Floatingbutton und wählt anschließend die entsprechende Art der Abwesenheit.
Als Nächstes öffnet sich ein Dialog, wo Datum & Uhrzeit, so wie eine Anmerkung eingetragen werden können. Durch Bestätigen auf „OK“ wird der Eintrag vervollständigt.
### Urlaubsanträge Im Falle von Urlaubsanträgen werden die Einträge zunächst als Anfrage hinterlegt. Damit der Urlaub tatsächlich eingetragen wird, muss dieser zunächst in der Verwaltung freigegeben werden. #### [**Urlaubsanträge freigeben / ablehnen**](#urlaubsantraege) {% hint style="info" %} Um Urlaubsanträge freigeben zu können, wird das Recht "Urlaub bestätigen" benötigt. {% endhint %} ## Ansicht bearbeiten Am oberen Bildschirmrand gibt es verschiedene Filtermöglichkeiten
NameFunktionSteuerelement
WeiterblätternBlättert je nach Ansicht durch die Tage / Kalenderwochen.
Heute-ButtonSpringt mit der Ansicht zur Seite zurück, wo sich der aktuelle Tag befindet.
Dropdown AnsichtsauswahlEinstellen der Intervalle, welche auf einer Seite angezeigt werden sollen.
## Abwesenheitsdetails einsehen Um die genauen Informationen zu den eingetragenen Abwesenheiten einzusehen, wird mit Linksklick auf einen der bunten Balken geklickt. Anschließend öffnet sich ein Dialog, wo Start, Ende und Grund der Abwesenheit angezeigt werden.
# Auftragsverwaltung In der Auftragsverwaltung werden Angebote, Rechnungen, Kunden und Mahnungen verwaltet. {% hint style="info" %} Die Einstellungen für diese Dokumente findest du unter [Rechnungseinstellungen](/ubersicht/verwaltung/rechnungseinstellungen). {% endhint %} ## Inhalt {% content-ref url="/pages/kwMFR6Fu6fuWCJ8C4Crc" %} [Kunden](/ubersicht/auftragsverwaltung/kunden) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/K58xf6neC2u1iGASkYaB" %} [Angebote](/ubersicht/auftragsverwaltung/angebote) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/uGWFnDhMltjYHolidrpF" %} [Rechnungen](/ubersicht/auftragsverwaltung/rechnungen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/6Uwo7a30Wett5eoOAjK8" %} [Mahnungen](/ubersicht/auftragsverwaltung/mahnungen) {% endcontent-ref %} # Kunden
## **Kunde erstellen** Um einen Kunden anzulegen, wechselt man zur Seite "Auftragsverwaltung" und klickt dort auf "Kunden". Anschließend drückt man unten rechts auf die drei Punkte.
Anschließend klickt man auf „Kunde hinzufügen“.
Es öffnet sich eine neue Seite, in der die Kundendaten erfasst werden:
Die Daten werden automatisch gespeichert. ## Kunde ansehen und bearbeiten Ist der Kunde angelegt, erscheinen weiter Elemente: * Notizen * Umsatz * Dokumentenübersicht Die Informationen können beim Erstellen durch Klicken auf den Wert bearbeiten werden.
## Rundmail versenden Um an Kunden Mails zusenden, werden die Kunden ausgewählt, an welche die E-Mails gesendet werden sollen.
Im unteren rechten Bereich wird auf den Floatingbutton geklickt und "Mail versenden" ausgewählt.
Es öffnet sich das Standard-E-Mail-Programm mit den Kontakten des Kunden im BCC. # Angebote {% hint style="danger" %} Achte darauf einen Empfänger auszuwählen bevor du das Angebot versendest. {% endhint %}
## Angebot erstellen Um ein Angebot zu erstellen, klicke auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich.
### Angebot aus Projekt generieren Ist bereits ein Projekt im System erfasst für das ein Angebot erstellt werden soll, wird das Projekt ausgewählt.
Es erscheint die Angebotsmaske mit allen Informationen und Artikeln des Projekts. ### Angebot manuell erstellen Es erscheint eine leere Angebotsmaske.
## Angebot bearbeiten Um ein Angebot zu bearbeiten wird auf die Angebotsnummer geklickt. Es öffnet sich die Angebotsmaske.
## PDF Vorschau Damit der Tab für die PDF-Vorschau angezeigt wird, muss das Angebot zu vor gespeichert werden. {% hint style="warning" %} Änderungen werden in der PDF immer erst nach dem [Speichern ](#floatingmenu-operationen)angezeigt. {% endhint %}
## Floatingmenü Operationen
Um das Floating-Menü zu öffnen, klicke auf das gelbe Symbol mit den drei Punkten. | Aktion | Beschreibung | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Direkt Zugriff Link kopieren | Kopiert einen Direktzugriffslink in die Zwischenablage, den du teilen oder für den schnellen Zugriff auf das Kundenportal verwenden kannst. **Die Mahnung muss versendet sein, damit diese über das Kundenportal angezeigt werden kann.** | | Projekt generieren | Erstellt ein neues Projekt, basierend auf den aktuellen Daten im Angebot. | | Lieferschein | Generiert einen Lieferschein für das aktuelle Dokument. ACHTUNG: Das Lieferdatum kann nur einmal gesetzt werden und danach nicht mehr geändert werden. | | Export | Exportiert die aktuellen Daten als PDF. | | An Kunden senden | Öffnet einen Dialog, in dem die E-Mail Nachricht an den Kunden angepasst und dann versendet werden kann. Achte darauf zuvor einen Kontakt/Empfänger für das Dokument auszuwählen. | | Rechnung generieren | Erstellt eine Rechnung aus dem aktuellen Angebot. | | Speichern |

Speichert die aktuellen Daten.
Um zu speichern, muss ein Kunde und eine Rechnungsadresse ausgewählt sein.

| | Löschen | Löscht das Dokument. Achte darauf, diese Aktion nur auszuführen, wenn du sicher bist, dass die Daten nicht mehr benötigt werden. | ## Dokumentennummer generieren Eine Dokumentennummer kann erst nach dem ersten Speichern erstellt werden.
Durch einen Klick auf das "+" Symbol wird eine neue fortlaufende Dokumentennummer erstellt. [Wie Zähler und Präfixe eingestellt werden können.](/ubersicht/verwaltung/rechnungseinstellungen#zahler) # Rechnungen {% hint style="danger" %} Achte darauf einen Empfänger auszuwählen bevor du die Rechnung versendest. {% endhint %}
## Rechnung erstellen Um eine Rechnung zu erstellen, klicke auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich.

Leere Rechnung

### Rechnungsarten Hier ist die tabellarische Darstellung der Unterschiede zwischen den drei Rechnungstypen: | Feld | Rechnung | Rechnungskorrektur | Gutschrift | | -------------- | -------- | ---------------------- | ---------- | | **Zusatzfeld** | Keine | Ursprüngliche Rechnung | Keine | Alle anderen Felder (Kunde, Projekt, Status, Erstellt am, Erstellt von, Beschreibung usw. ) sind in allen drei Rechnungstypen gleich. ## Rechnung bearbeiten Um eine Rechnung zu bearbeiten, wird auf die Rechnungsnummer geklickt. Es öffnet sich die Rechnungsmaske.
## PDF Vorschau Damit der Tab für die PDF-Vorschau angezeigt wird, muss die Rechnung zu vor gespeichert werden. {% hint style="warning" %} Änderungen werden in der PDF immer erst nach dem [Speichern ](#floatingmenu-operationen)angezeigt. {% endhint %}
## Floatingmenü Operationen
Um das Floatingmenü zu öffnen, klicke auf das gelbe Symbol mit den drei Punkten. | Aktion | Beschreibung | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Als bezahlt markieren | Die aktuelle Rechnung als bezahlt markieren. | | Lieferschein | Generiert einen Lieferschein für das aktuelle Dokument. ACHTUNG: Das Lieferdatum kann nur einmal gesetzt werden und danach nicht mehr geändert werden. | | Direkt Zugriff Link kopieren | Kopiert einen Direktzugriffslink in die Zwischenablage, den du teilen oder für den schnellen Zugriff auf das Kundenportal verwenden kannst. **Die Mahnung muss versendet sein, damit diese über das Kundenportal angezeigt werden kann.** | | Kommentare | Liste aller Kommentare öffnen. Hier können auch neue Kommentare für Kunden hinterlassen werden. Der Kunde bzw. die Empfänger werden per E-Mail über neue Kommentare informiert. | | An Kunden senden | Öffnet einen Dialog, in dem die E-Mail Nachricht an den Kunden angepasst und dann versendet werden kann. Achte darauf zuvor einen Kontakt/Empfänger für das Dokument auszuwählen. | | Mahnung generieren | Erstellt eine Mahnung für die Rechnung. | | Zahlungserinnerung senden | Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine E-Mail erstellt werden kann für eine Zahlungserinnerung. | | Speichern |

Speichert die aktuellen Daten.
Um zu speichern, muss ein Kunde und eine Rechnungsadresse ausgewählt sein.

| | Löschen | Löscht das Dokument. Achte darauf, diese Aktion nur auszuführen, wenn du sicher bist, dass die Daten nicht mehr benötigt werden. | | Export | Exportiert die aktuellen Daten als PDF. | ## Dokumentennummer generieren Eine Dokumentennummer kann erst nach dem ersten Speichern erstellt werden.
Durch einen Klick auf das "+" Symbol wird eine neue fortlaufende Dokumentennummer erstellt. [Wie Zähler und Präfixe eingestellt werden können.](/ubersicht/verwaltung/rechnungseinstellungen#zahler) # Mahnungen {% hint style="danger" %} Achte darauf einen Empfänger in der Rechnung auszuwählen bevor du die Mahnung versendest. {% endhint %}
{% hint style="info" %} Eine Mahnung wird als Abgeschlossen markiert sobald die Rechnung als bezahlt markiert wurde. {% endhint %} ## Mahnung erstellen Um eine Mahnung zu erstellen, musst du zuerst zu einer [bestehenden Rechnung navigieren](/ubersicht/auftragsverwaltung/rechnungen#rechnung-bearbeiten) und das [Floatingmenü öffnen](/ubersicht/auftragsverwaltung/rechnungen#floatingmenu-operationen). Dort gibt es einen Eintrag Mahnung generieren.
Es öffnet sich eine neue Maske, in der die Mahnung formuliert werden kann.
Um die Mahnung zu speichern, klicke auf den Floatingbutton unten rechts auf der Seite. ## Mahnung bearbeiten Um eine Mahnung zu bearbeiten, wird auf die Mahnungsnummer geklickt. Es öffnet sich die Mahnungsmaske.
## PDF Vorschau Damit der Tab für die PDF-Vorschau angezeigt wird, muss die Mahnung zu vor gespeichert werden. {% hint style="warning" %} Änderungen werden in der PDF immer erst nach dem [Speichern ](#floatingmenu-operationen)angezeigt. {% endhint %}
## Mahnung mit Mahngebühr {% hint style="warning" %} Um die Mahngebühren etc. im Anschreiben zu verwenden ohne diesen Abzuschreiben, verwenden Sie die untenstehenden Variablen. {% endhint %} ### Eine Mahngebühr kann durch folgende Parameter eingestellt werden:
ParameterBeschreibungBild
Aufschlagsartin % oder als Betrag
Betrag%-Satz oder Mahnbetrag des Aufschlags
Anschließend wird die bestimmte Mahngebühr und der Gesamtbetrag im Editor angezeigt:
## Floatingmenü Operationen
Um das Floatingmenü zu öffnen, klicke auf das gelbe Symbol mit den drei Punkten. | Aktion | Beschreibung | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Direkt Zugriff Link kopieren | Kopiert einen Direktzugriffslink in die Zwischenablage, den du teilen oder für den schnellen Zugriff auf das Kundenportal verwenden kannst. **Die Mahnung muss versendet sein, damit diese über das Kundenportal angezeigt werden kann.** | | Export | Exportiert die aktuellen Daten als PDF. | | An Kunden senden | Öffnet einen Dialog, in dem die E-Mail Nachricht an den Kunden angepasst und dann versendet werden kann. Achte darauf zuvor einen Kontakt/Empfänger für das Dokument auszuwählen. | | Speichern |

Speichert die aktuellen Daten.
Um zu speichern, muss ein Kunde und eine Rechnungsadresse ausgewählt sein.

| ## Dokumentennummer generieren Eine Dokumentennummer kann erst nach dem ersten Speichern erstellt werden.
Durch einen Klick auf das "+" Symbol wird eine neue fortlaufende Dokumentennummer erstellt. [Wie Zähler und Präfixe eingestellt werden können.](/ubersicht/verwaltung/rechnungseinstellungen#zahler) # Verwaltung Die Verwaltung fungiert als Administrations-Oberfläche: Hier kannst du Benutzer administrieren, Verträge und Urlaubsanfragen freigeben sowie weitere Einstellungen vornehmen. ## Inhalt {% content-ref url="/spaces/6pkNJtWvcTGhynErt09q/pages/3Istl3FhXB5LCmlQj04a" %} [Unternehmenseinstellungen](/ubersicht/verwaltung/unternehmenseinstellungen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/6pkNJtWvcTGhynErt09q/pages/YOgoZ5zufkZY5KSymdss" %} [Berechtigungen einstellen](/ubersicht/verwaltung/berechtigungen-einstellen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/6pkNJtWvcTGhynErt09q/pages/zNHDnXemsQ4SeKwHKxER" %} [Mitarbeiter einladen & Benutzer verwalten](/ubersicht/verwaltung/mitarbeiter-einladen-and-benutzer-verwalten) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/6pkNJtWvcTGhynErt09q/pages/aWe8uuFeF5VEPCgtyz5R" %} [Formulare](/ubersicht/verwaltung/formulare) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/6pkNJtWvcTGhynErt09q/pages/rmD5eqnPhtwatLUp4pSH" %} [Artikelkategorien](/ubersicht/verwaltung/artikelkategorien) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/spaces/6pkNJtWvcTGhynErt09q/pages/2SkDHf2pZjW0yDax1Bd3" %} [Lagerorte](/ubersicht/verwaltung/lagerorte) {% endcontent-ref %} # Unternehmenseinstellungen Die Unternehmenseinstellungen sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Unternehmenskonto verwalten**" welches in der Liste der Rechte im Reiter Allgemein zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden die Unternehmenseinstellungen über den entsprechenden Reiter aufgerufen:
## Geschäftsinhaber Unterschrift Die hinterlegte Unterschrift wird genutzt, um Arbeitsverträge für kurzzeitig Beschäftigte zu generieren. Sie dient als deine digitale Genehmigung und wird auf die Verträge aufgebracht, die innerhalb der Plattform erstellt werden. Nachdem der Vertrag mit dieser Unterschrift versehen wurde, wird der Mitarbeiter dazu aufgefordert, den Vertrag ebenfalls zu unterzeichnen. **Beachte, dass ohne eine gültige Unterschrift keine Verträge erstellt werden können.** ### Unterschrift anpassen Um die Unterschrift anzupassen, klicke auf das Stift-Icon rechts.
Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem du deine Unterschrift direkt eingeben kannst. Nachdem du die Unterschrift geleistet hast, wird sie automatisch für die zukünftige Vertragserstellung verwendet. Um die Eingabe rückgängig zu machen, kannst du das Mülleimer-Icon links klicken.
Nach dem Bestätigen durch einen Klick auf den Haken-Icon rechts wird die neue Unterschrift hinterlegt. ## Einstellungen für Zeiterfassung ### Geschäftsführerbenachrichtigung bei langen Zeiterfassungen Wenn außergewöhnlich lange Arbeitszeiten erfasst werden, kann eine Benachrichtigung an den Geschäftsführer gesendet werden. Diese Option lässt sich konfigurieren, indem man festlegt, nach wie vielen Stunden die Benachrichtigung erfolgen soll. Wird der Wert auf „0“ gesetzt, erfolgt keine Benachrichtigung. Arbeitszeiten, die den eingestellten Schwellenwert erreichen oder überschreiten, werden rot markiert. {% hint style="warning" %} Bestätigte Arbeitszeiten werden nicht rot markiert. {% endhint %} ### Erinnerung für die Bestätigung von erfassten Zeiten
Hier kann festgelegt werden, dass an einem ausgewählten Tag des Monats (zwischen dem 1. und 31.) automatische Erinnerungen per E-Mail oder Push-Benachrichtigung zur Bestätigung erfasster Zeiten versendet werden. Wenn der ausgewählte Tag in einem Monat nicht vorhanden ist (zum Beispiel der 31. im Februar), erfolgt die Erinnerung automatisch am letzten Tag des Monats. {% hint style="warning" %} Wird "Deaktiviert" eingestellt, müssen die Benutzer Ihre Zeiten nicht bestätigen. Erfasste Zeiten, welche nicht bestätigt wurden, tauchen nicht in Nachweistabellen auf. {% endhint %} ### Nachweistabellen Felder konfigurieren Für den Export der Nachweistabellen aller Benutzer im Unternehmen lassen sich spezifische Felder definieren, die im Export enthalten sein sollen. **Pflichtfelder:** * Checkin & Checkout: dd.MM.yyyy hh:mm * Arbeitsstunden in h * Stundenlohn * Bonus pro Stunde * Einmal Bonus **Optionale Felder:** * Kunde * Projektname ## Registrierungsfelder Die Registrierungsfelder sind Felder, welche Mitarbeiter bei der Registrierung angeben müssen.

Ausgewähltes Feld: Wird im Registrierungsformular angezeigt und muss ausgefüllt werden.

Nicht ausgewähltes Feld: wird bei der Nutzer-Registrierung nicht abgefragt

## Verknüpfte Artikel auf Projektseite (Allgemein) ausblenden Um die Projektseite (Allgemein) übersichtlicher zu gestalten, gibt es die Möglichkeit, nur Hauptartikelanzeigen zu lassen. Die Einstellung findest du auf der Unternehmenseinstellungen-Seite unter Workflow-Einstellungen. Ist die Einstellung aktiviert, werden verknüpfte Artikel auf der Seite ausgeblendet.
## Projektdetailfelder Benutzerdefinierte Projektdetailfelder können durch Anklicken des Plus-Buttons erstellt werden. Anschließend öffnet sich ein Dialog, wo Typ und Titel eingegeben werden und definiert wird, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Projektfeld Erstellungs-Dialog

Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes kann zwischen folgenden Feldtypen gewählt werden: 1. Text 2. Betrag 3. Mail 4. Dropdown Einfachauswahl 5. Dropdown Einfachauswahl 6. Telefonnummer 7. Ja / Nein Bei den Feldtypen Dropdown Einfachauswahl und Dropdown Einfachauswahl erscheint zusätzlich die Möglichkeit, Optionen hinzuzufügen. Durch Anklicken von "Option hinzufügen", wird ein leeres Optionsfeld hinzugefügt. Ausgefüllte Optionsfelder erscheinen später als Option im Dropdownmenü bei der Projekterstellung. Optionsfelder, die leer bleiben oder deren Inhalt entfernt wird, werden beim Speichern des Projektfeldes gelöscht.
### Projektfelder Löschen & Bearbeiten Durchanklicken des entsprechenden Icons, kann man ein Projektfeld bearbeitet oder gelöscht werden.
### Standardwert für Treffpunktort einstellen Um den Standardwert für den Ort des Treffpunkts festzulegen, fülle folgendes Feld innerhalb der Workfloweinstellungen aus:
**Automatische Erkennung von Telefonnummern in Projektdetails** In den Projektdetailfeldern können Telefonnummern hinterlegt werden. Sobald eine gültige Telefonnummer erkannt wird, erscheint ein Telefon-Icon im Feld. Durch Anklicken dieses Icons öffnet sich die entsprechende Telefonie-Software auf dem Gerät des Nutzers. | **Format** | **Beispiel** | **Erklärung** | | ---------- | ------------ | ------------- | | **+Ländercode Nummer** | `+49175123456` | Internationale Schreibweise ohne Leerzeichen | | ---------------------- | -------------- | -------------------------------------------- | | **+Ländercode Nummer mit Leerzeichen** | `+49 175 123456` | Internationale Schreibweise mit Leerzeichen nach der Landesvorwahl | | -------------------------------------- | ---------------- | ------------------------------------------------------------------ | | **00Ländercode Nummer** | `0049175123456` | Alternative internationale Schreibweise mit `00` statt `+` | | ----------------------- | --------------- | ---------------------------------------------------------- | | **00Ländercode Nummer mit Leerzeichen** | `0049 175 123456` | Internationale Schreibweise mit `00` und Leerzeichen nach der Landesvorwahl | | --------------------------------------- | ----------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | **Inlandsnummer mit führender Null** | `0175123456` | Standardformat für nationale Mobilnummern | | ------------------------------------ | ------------ | ----------------------------------------- | | **Inlandsnummer mit Trennzeichen** | `0175-456 45 455` | Erlaubt verschiedene Trennzeichen wie `-`, `/` oder (Leerzeichen) | | ---------------------------------- | ----------------- | ----------------------------------------------------------------- | ## Standardbild für Projekte und Artikel-Thumbnails hinterlegen In den **Unternehmenseinstellungen** kann ein **Standardbild** definiert werden, das für **Projekte** und **Artikel-Thumbnails** verwendet wird. Dieses Bild wird automatisch gesetzt, wenn für ein Projekt oder einen Artikel kein individuelles Bild hochgeladen wird.
# Berechtigungen einstellen Die Berechtigungen sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Benutzer bearbeiten**" welches in der Liste der Rechte im Reiter Benutzer zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden die Rollen & Rechte über den entsprechenden Reiter aufgerufen.

Links: Liste aller Rollen im System; Rechts: Übersicht der möglichen Rechte

## Statische Rollen Es existieren drei Standardrollen, bei denen die Zuweisung der Berechtigungen nicht geändert werden können.
RoleCapabilities
AdministratorAlle Berechtigungen
ModeratorProjekte, Bewerbungen und Artikel verwalten
BenutzerArtikelzustände erstellen, manuell Zeit erfassen
## Rolle erstellen Um eine neue Rolle zu erstellen, klicke auf den Floatingbutton am unteren rechten Rand des Bildschirms.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Name der neuen Rolle festgelegt wird. Danach wird auf den Button Speichern geklickt.
## Berechtigungszuweisung einer Rolle Um einer Rolle Berechtigungen zuzuweisen oder zu entfernen. Wird die Rolle im linken Bereich ausgewählt. Über die Checkboxen kann dann durch einen Klick ein Recht hinzugefügt/entfernt werden.
# Mitarbeiter einladen & Benutzer verwalten Die Benutzerliste und Einladungsliste sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Benutzer bearbeiten**", "**Alle Benutzer ansehen**" und "**Benutzer einladen**" welches in der Liste der Rechte im Reiter Benutzer zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Benutzerliste und Einladungsliste über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
## Benutzerliste
Um einem Benutzer eine andere Rolle, einen Stundenlohn anzupassen, die maximalen Stunden pro Monat anzupassen oder einen anderen Anstellungstyp zu hinterlegen, wird auf das dem entsprechenden Feld geklickt. Der neue Wert kann ausgewählt bzw. eingetragen werden. ## Einladungsliste
In der Einladungsliste werden alle ausstehenden Einladungen angezeigt. Die dort aufgelistet Benutzer haben ihre Registrierung noch nicht abgeschlossen. ### Mitarbeiter einladen Um einen neuen Mitarbeiter einzuladen, klicke auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich des Bildschirms.
Klicke als Nächstes auf den Menüpunkt "Mitarbeiter hinzufügen"
Es öffnet sich ein Dialog, in dem die E-Mail des Mitarbeiters eingetragen wird. Danach mit der Enter Taste bestätigen. Dieser Vorgang kann für weitere E-Mail wieder holt werden.
Für jede E-Mail können nun die Benutzereinstellungen vorgenommen werden (Rolle; Anstellungsart; usw.)
Mit einem Klick auf Abschicken erhalten die Mitarbeiter die Einladung. ## **Mehrfachzuweisung für Benutzer** Benutzer können mehreren Jobs im selben Zeitraum zugewiesen werden. Auch unterschiedliche Jobs innerhalb eines Projekts können einem Nutzer zugewiesen werden. **Mehrfachzuweisung aktivieren** Die Einstellung für die Mehrfachzuweisung wird über die **Verwaltung** gesetzt. Sobald sie aktiviert ist, kann der Benutzer gleichzeitig für mehrere Jobs eingeplant werden bzw. sich bewerben.
# Formulare Die Formularliste ist in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Formulare erstellen/bearbeiten/löschen**" welches in der Liste der Rechte im Reiter Allgemein zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Benutzerliste und Einladungsliste über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
## Formular erstellen Es wird auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich des Bildschirms geklickt. Es öffnet sich eine neue Seite.
NummerBeschreibung
1Ist diese Checkbox aktiv, wird dieses Formular bei jedem neuen Projekt automatisch zugewiesen. Nutzer können dann das Formular über das Projekt ausfüllen.
2Ist diese Checkbox aktiv, muss nach dem Ausfüllen des Formulars, das Formular unterschrieben werden.
3Ist diese Checkbox angewählt, darf nur der Projektleiter oder der Ansprechpartner das Formular ausfüllen
4Name des Formulars
5Statischer Text. Dieser Text kann vom ausfüllenden Benutzer nicht bearbeitet werden.
6Checkbox
7Hiermit kann der ausfüllenden Nutzer Artikelzustände direkt im Formular erfassen. Diese Zustände sind auf der Artikelseite zu sehen.
Es können nur Artikel ausgewählt werden, die dem Projekt zugewiesen sind.
8Freitext Eingabefeld für ausfüllende Nutzer.
### Formular Variablen #### Statisches Text-Element – Verwendung von Variablen Das **statische Text-Element** im Formularbereich ermöglicht die Anzeige fester Texte, in die dynamische Informationen über Variablen eingefügt werden können. Dadurch können projektspezifische Daten automatisch in den Text übernommen werden. **Variablen im statischen Text-Element** Innerhalb des statischen Textes können **vordefinierte Variablen** genutzt werden, um dynamische Inhalte einzufügen. Diese Variablen beziehen sich auf Projektdaten, benutzerdefinierte Felder oder andere Systemwerte. **Beispiel für die Verwendung einer Variable:**
Über den in der oberen Abbildung hervorgehobenen **Button** kann eine Liste aller verfügbaren Variablen geöffnet werden. Ein Klick auf eine Variable fügt sie automatisch an der aktuellen Cursor-Position im Textfeld ein.
# Artikelkategorien Die Artikelkategorie sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Artikel-Kategorie erstellen/bearbeiten**" (Optional: "Artikel-Kategorie löschen"), welches in der Liste der Rechte im Reiter Artikel zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Artikelkategorien über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
## Artikelkategorie erstellen
Es wird auf den Floatingbutton geklickt. Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Name und der Steuersatz für die Artikelkategorie angegeben wird.
Mit einem Klick auf Bestätigen wird die neue Kategorie angelegt. ## Artikelkategorie bearbeiten In der Liste der Kategorien wird auf den Wert geklickt, welcher geändert werden soll.
Der Wert wird blau markiert und kann geändert werden.
**Damit der neue Wert gespeichert wird, muss mit der Entertaste die Eingabe bestätigt werden.** # Lagerorte Die Lagerorte sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Artikel-Lagerorte erstellen/bearbeiten**" (Optional: "Artikel-Lagerorte löschen"), welches in der Liste der Rechte im Reiter Artikel zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Lagerote über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
## Lagerorte ### Erstellen Es wird auf den Floatingbutton im unteren rechten Bereich des Bildschirms geklickt. Ein Dialog erscheint.
Es werden die Informationen hinterlegt und im Anschluss mit einem Klick auf "Bestätigen" die Daten gespeichert. ### Bearbeiten Um einen Lagerort zu bearbeiten, wird auf den Wert geklickt, der bearbeitet werden soll.
Nun kann der Wert geändert werden. Mit der Entertaste die Änderung bestätigen. ### Löschen {% hint style="warning" %} Lagerorte mit Lagerplätzen die einem Artikel zugewiesen sind können nicht gelöscht werden. {% endhint %} Um einen Lagerort zu löschen, wird mit Rechtsklick (Mobile: lange halten) auf den Lagerort geklickt. Es erscheint ein Kontextmenü mit dem Eintrag "Entfernen".
Mit einem Klick auf Entfernen wird der Eintrag entfernt. ## Lagerplätze
### Erstellen Ein Lagerort wird aufgeklappt.
Über den Text "Hinzufügen" kann durch einen Klick ein Wert eingetragen werden. Nach dem Bestätigen mit der Entertaste wird der Lagerplatz angelegt. ### Bearbeiten Um einen Lagerplatz zu bearbeiten, wird auf den Wert geklickt, der bearbeitet werden soll.
Nun kann der Wert geändert werden. Mit der Entertaste die Änderung bestätigen. ### Löschen {% hint style="warning" %} Lagerplätze die einem Artikel zugewiesen sind können nicht gelöscht werden. {% endhint %} Um Lagerplätze zu löschen, werden die Einträge, die gelöscht werden sollen angehakt. Es erscheint ein Löschen Button.
Mit einem Klick auf Löschen wird der Eintrag entfernt. # Urlaubsanträge Die Urlaubsanträge sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Urlaub bestätigen**", welches in der Liste der Rechte im Reiter Benutzer zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Urlaubsanträge über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
In der Liste sind alle Urlaubsanträge von allen Mitarbeitern zu sehen.
## Urlaubsantrag freigeben Es wird auf die drei Punkte in der letzten Spalte der Tabelle des Urlaubsantrags geklickt.
Es erscheint ein Dialog, in dem der Urlaub freigeben oder abgelehnt werden kann. {% hint style="danger" %} **Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.** {% endhint %}
# Arbeitsverträge {% hint style="warning" %} Arbeitsverträge werden nur für Mitarbeiter mit dem Anstellungstyp "kurzfristig Beschäftigt" generiert. {% endhint %} Die Urlaubsanträge sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Urlaub bestätigen**", welches in der Liste der Rechte im Reiter Benutzer zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Verträge über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
## Stundenlohn anpassen Der Stundenlohn kann über das Stiftsymbol des jeweiligen Vertrags angepasst werden.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Stundenlohn in Euro eingetragen wird. ## Vertrag einsehen Mit einem Klick auf das Download Symbol kann der Vertrag als PDF eingesehen werden.
## Vertrag freigeben Um den Vertrag für die Unterschrift des Mitarbeiters freizugeben, klicke auf das Hakensymbol
# Rechnungseinstellungen Die Rechnungseinstellungen sind in der Sidebar unter dem Reiter Verwaltung zu finden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, benötigt der Benutzer das Recht: "**Einstellungen für Angebote & Rechnungen**", welches in der Liste der Rechte im Reiter Kunden zu finden ist.
Über das Seitenmenü werden Rechnungseinstellungen über den entsprechenden Reiter aufgerufen.
## Allgemeine Rechnungs-/Angebotsinformationen hinterlegen Um allgemeine Rechnungs- und Angebotsinformationen in der Applikation zu hinterlegen, klicke auf den jeweiligen Wert, den du ändern möchtest. Gib die neuen Informationen ein und drücke Enter, um die Eingabe zu bestätigen. Diese Daten werden dann automatisch auf allen Rechnungen und im Kundenportal angezeigt, sodass Kunden stets die relevanten Informationen einsehen können. ## E-Mail Einstellungen ### PDF Anhang aktivieren/deaktivieren Aktiviere den Switch (gelb markiert), um das Angebot oder die Rechnung direkt als PDF-Anhang in der E-Mail an den Kunden zu senden. Deaktiviere ihn, damit kein Anhang in der E-Mail mit gesendet wird. {% hint style="info" %} Unabhängig von dieser Einstellung befindet sich in der E-Mail an den Kunden immer ein Link zur Rechnung im Kundenportal. {% endhint %}
### Eigenen SMTP Server konfigurieren {% hint style="info" %} Diese Einstellung betrifft nur E-Mails, die an einen Kunden gesendet werden. Interne Benachrichtigungen an Mitarbeiter bzw. Benutzer sind von diesen Einstellungen ausgeschlossen. {% endhint %} Um E-Mails über einen eigenen SMTP-Server zu versenden, stelle sicher, dass der gelb markierte Schalter aktiviert ist. Trage dann die Details deines SMTP-Servers ein: den Host (z.B. mail.meine-website.de), den Port (standardmäßig 25), deinen Benutzernamen und dein Passwort. Wähle die gewünschte Verschlüsselungsmethode aus dem Dropdown-Menü. Standardmäßig ist „Keine Verschlüsselung“ ausgewählt, was nicht empfohlen wird. Gib den Namen des Absenders, wie er in den E-Mails erscheinen soll (z.B. hello perso GmbH), und die Absender-E-Mail-Adresse ein. {% hint style="warning" %} Wenn diese Konfiguration nicht aktiviert ist, werden E-Mails standardmäßig über den hello perso Server mit der Adresse versendet. {% endhint %}
### E-Mail Vorlagen Um die E-Mail Vorlage für eine Rechnung oder ein Angebot zu bearbeiten, wähle im Dropdown eine der beiden Optionen aus.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Text für die E-Mail angepasst werden kann.
In der Textverarbeitung stehen verschiedene Formatierungsoptionen zur Verfügung, wie Schriftgrößenanpassung, Fett-, Kursiv- oder Unterstreichungsmarkierungen, Textausrichtung, Aufzählungszeichen, Einrückungen und das Einfügen von Links. Änderungen werden mit dem Button „Speichern“ übernommen oder können mit „Abbrechen“ verworfen werden. Folgende Variablen können in der Vorlage verwendet werden: | Variable | Beschreibung | | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | `${number}` | Angebots- oder Rechnungsnummer | | `${expires}` | Gültigkeitsdatum des Angebots | | `${client(contactPerson/company)}` | Name der Kontaktperson oder des Unternehmens des Kunden | | `${sum}` | Gesamtbetrag | | `${date}` | Datum der Erstellung | ## Dokumentenpräfix und Zähler
### Präfix Um ein Präfix anzupassen, klickst du auf den aktuellen Präfix-Wert, zum Beispiel "AG-" für Angebote. Es erscheint ein Textfeld, in das du den gewünschten neuen Präfix eingeben kannst. Der Switch oben hat die Option "Für Gutschrift & Rechnungskorrektur keinen eigenen Zähler und Präfix verwenden". Wenn der Switch aktiviert ist (gelb), werden für Gutschriften und Rechnungskorrekturen die gleichen Zähler und Präfixe wie für Rechnungen verwendet. Ist der Switch deaktiviert, kannst du separate Zähler und Präfixe für Gutschriften und Rechnungskorrekturen festlegen. ### Zähler Der Zähler definiert die aktuelle Nummer, die für ein Dokument vergeben wurde. Beispiel: Wenn der Zähler für Angebote auf "2" steht, bedeutet dies, dass das nächste Angebot die Nummer "AG-00003" erhalten wird. Jedes neue Angebot erhöht den Zähler um eins, sodass das darauf folgende Angebot die Nummer "AG-00004" haben wird. Dies ermöglicht eine fortlaufende und eindeutige Nummerierung der Dokumente, was die Nachvollziehbarkeit und Verwaltung erleichtert. Um einen Zähler anzupassen, klickst du auf den aktuellen Zähler-Wert, zum Beispiel "2" für Angebote. Ein Eingabefeld öffnet sich, in das du den neuen Zähler-Wert eingeben kannst. Nach der Eingabe bestätigst du auch hier, um den neuen Zähler-Wert zu speichern. ## Dokumentenvorlagen In den Vorlagen-Einstellungen kannst du verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Korrekturrechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Angebote individuell anpassen. Diese Texte werden automatisch beim Erstellen der Dokumente in die jeweiligen Felder eingetragen. 1. **Dokumenttyp auswählen**: * Oben siehst du Tabs für verschiedene Dokumenttypen: Rechnungen, Korrekturrechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Angebote. Klicke auf den Tab des Dokumenttyps, den du anpassen möchtest. 2. **Beschreibung anpassen**: * Unter dem gewählten Dokumenttyp findest du ein Feld "Beschreibung". Klicke in dieses Feld, um den Text einzugeben oder zu bearbeiten, der in der Beschreibung des jeweiligen Dokuments erscheinen soll. * Die Beschreibung kann beispielsweise spezifische Informationen über die Rechnung oder das Angebot enthalten. 3. **Fußzeile anpassen**: * Unter der Beschreibung befindet sich ein Feld "Fußzeile". Klicke in dieses Feld, um den Text einzugeben oder zu bearbeiten, der in der Fußzeile des jeweiligen Dokuments erscheinen soll. * Die Fußzeile kann wichtige rechtliche Hinweise, Kontaktdaten oder andere relevante Informationen enthalten. 4. **Speichern der Änderungen**: * Die Änderungen werden automatisch gespeichert. Es ist keine manuelle Bestätigung nötig. Diese Vorlagen-Einstellungen ermöglichen es dir, die einzelnen Dokumente genau auf deine Bedürfnisse abzustimmen und somit eine einheitliche und professionelle Kommunikation mit deinen Kunden zu gewährleisten.
## Automatische Zahlungserinnerungen / Mahnungen In den Einstellungen für automatische Zahlungserinnerungen kannst du festlegen, wann und wie oft deine Kunden an ausstehende Zahlungen erinnert / abgemahnt werden sollen. 1. **Erinnerung senden**: * Wähle zuerst die Anzahl der Tage aus, bevor oder nachdem die Zahlung fällig ist. Dies machst du, indem du auf das Dropdown-Menü klickst und die gewünschte Anzahl der Tage auswählst, zum Beispiel "1 Tag(e)", "2 Tag(e)", "3 Tag(e)", "14 Tag(e)" oder "30 Tag(e)". * Wähle anschließend aus, ob die Erinnerung vor oder nach der Fälligkeit gesendet werden soll, indem du auf das Dropdown-Menü neben "vor/nach" klickst und die entsprechende Option auswählst. 2. **Erinnerung hinzufügen**: * Nachdem du die Anzahl der Tage und die vor/nach Option ausgewählt hast, kannst du die Erinnerung hinzufügen, indem du auf das "+" Symbol klickst. * Dadurch wird die Erinnerung in das System übernommen und automatisch an den Kunden gesendet, basierend auf den von dir festgelegten Parametern. ### Automatisierung einstellen 1. Art wählen (Mahnung oder Zahlungserinnerung) 2. Tag wählen: 1, 2, 3, 14 oder 30 Tag 3. Wählen, ob die Anzahl der Tage vor oder nach Fälligkeit gültig sind {% hint style="info" %} **Beispiel**: Art: Mahnung, Tage: 30, vor/nach: nach **Ergebnis**: Es wird ein Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit automatisch versendet. {% endhint %}

Einstellungen nach oben genanntem Beispiel

Anschließend wird die Auswahl durch Anwählen des +-Buttons gespeichert. ### Mahnnachricht festlegen Im Falle, dass die Art der Erinnerung als Mahnung definiert wurde, öffnet sich nach Speichern der Erinnerung ein Fenster, wo die Mahnung definiert wird. Der Ablauf hierbei entspricht der normalen [Erstellung einer Mahnung](/ubersicht/auftragsverwaltung/mahnungen#mahnung-erstellen). Nach Speichern der Mahnung kann das Fenster verlassen werden. Danach gehts mit den Einstellungen weiter wie bei Zahlungserinnerungen: ### Erinnerungsmail festlegen Nach dem Speichern der Erinnerung, öffnet sich ein Dialog, wo der Betreff der E-Mail, sowie der Inhalt der Nachricht definiert werden.
Nachdem die E-Mail definiert und gespeichert wurde, wird die Erinnerung in der Liste aufgeführt:
{% hint style="info" %} **Die Erinnerungen werden mit folgender Syntax dargestellt:** **Mahnung:** MA: \[Betreff dee E-Mail] (+/- \[Anzahl Tage]) **Zahlungserinnerung:** ZE: \[Betreff der E-Mail] (+/- \[Anzahl Tage]) {% endhint %} ## Einheiten Welche Einheiten bei der Erstellung von Fakturierungsdokumenten zur Auswahl stehen, wird über Anhaken in der Liste bestimmt. Die Einheiten, die nicht angehakt werden, werden beim Erstellen von Dokumenten nicht erscheinen.
## Designeinstellungen und Logo In den Einstellungen für das Firmenlogo und die Designanpassung kannst du verschiedene Aspekte des Designs deiner E-Mails an Kunden und das Design des Kundenportals anpassen. 1. **Firmenlogo hochladen**: * Um ein neues Firmenlogo hochzuladen, klicke auf die Schaltfläche "Datei auswählen". * Wähle die gewünschte Bilddatei von deinem Computer aus. * Das hochgeladene Logo wird dann im Bereich "Firmenlogo" angezeigt.
2. **Designeinstellungen**: * **Primärfarbe**: Klicke auf den Hex-Code neben der Primärfarbe (z.B. "#199baa"). Ein Farbwahlfenster öffnet sich, in dem du die gewünschte Farbe auswählen kannst. * **Akzentfarbe**: Klicke auf den Hex-Code neben der Akzentfarbe (z.B. "#ffc600"). Wähle die gewünschte Akzentfarbe aus dem Farbwahlfenster aus. * **Schriftfarbe**: Klicke auf den Hex-Code neben der Schriftfarbe (z.B. "#282828"). Im Farbwahlfenster kannst du die gewünschte Schriftfarbe auswählen. * **Schriftfarbe auf Primär**: Klicke auf den Hex-Code neben der Schriftfarbe, die auf der Primärfarbe verwendet wird (z.B. "#ffffff"). Wähle die passende Farbe im Farbwahlfenster aus. * **Schriftfarbe auf Akzent**: Klicke auf den Hex-Code neben der Schriftfarbe, die auf der Akzentfarbe verwendet wird (z.B. "#000000"). Wähle die entsprechende Farbe im Farbwahlfenster aus.
# API-Keys # Zeiterfassung Die bereits erstellten Einträge sind an folgenden Orten einzusehen:
SeiteOrtFunktionen
ProfilGanz unten

Pro Benutzer:

Filtern, sortieren, überblicken, ändern, hinzufügen, löschen

ProjektUnterseite: Zeiterfassung

Pro Projekt:

Filtern, sortieren, überblicken

KalenderRechter Bereich; zweiter Tab: „Zeiterfassung“

Pro Benutzer:

Nach Zeitraum filtern, überblicken, bestätigen, exportieren

## Manuelle Zeiterfassung über die Sidebar {% hint style="warning" %} Um die Zeit manuell erfassen zu können, wird das recht "Manuell Zeit erfassen" benötigt. {% endhint %} Um die Zeiterfassung zu starten, nutzt man die Stoppuhr in der Sidebar: | Ansicht | Funktion | | ------------------------------------------------------------------- | ------------------------------ | | | Anklicken: Arbeitszeit starten | | | Laufender Timer | | | Anklicken: Arbeitszeit stoppen | beendet man den laufenden Timer, öffnet sich ein Dialog, wo man festlegen kann, ob und auf welches Projekt die Zeit gebucht werden soll:

Dialog zur Projektzuweisung von Zeiteinträgen

Wird hier kein Projekt ausgewählt, wird der Zeiteintrag als Arbeitszeit gespeichert. Wählt man ein Projekt aus, wird die Zeit auf das ausgewählte Projekt gebucht. Durch Speichern wird die Auswahl bestätigt. Anschließend wirst du gefragt, ob du weiterhin Arbeitszeit erfassen möchtest:

Dialog zum Fortsetzen der Arbeitszeiterfassung

Durch anwählen von "ja", wird ein neuer Timer gestartet. ## Standort Tracking aktivieren Über die Verwaltung - Unternehmenseinstellungen kann die Einstellung "Standort bei Zeiterfassung tracken" aktiviert werden. Für jede manuelle Zeiterfassung wird automatisch die aktuelle Koordinate mit übertragen.
## Offline Zeiterfassung Um Zeiten erfassen zu können ohne eine aktive Internetverbindung, muss ein QR-Code vom Benutzer, für den Zeit erfasst werden soll, vom Ansprechpartner des entsprechenden Projektes abgescannt werden. ### Benutzer-QR-Code anzeigen Navigiere zunächst zum Profil, um danach oben in der Navigationsleiste, auf das QR-Code-Icon zu klicken. Der QR-Code wird angezeigt.
### Scannen des QR-Codes Um den Code vom Gerät des Ansprechpartners aus abzuscannen, wird in das entsprechende Projekt navigiert. Danach muss auf den Floatingbutton am rechten unteren Bildschirmrand und dann auf „Projektzeit erfassen“ geklickt werden. Jetzt öffnet sich ein Dialog. Hier ist ein Button zu finden, auf dem „Offline Zeiten erfassen“ steht. Nach Anklicken des Buttons öffnet sich der QR-Code Scanner. Jetzt kann der [Benutzer-QR-Code](#benutzer-qr-code-anzeigen) abgescannt werden, um die Zeiterfassung zu starten oder zu stoppen.